MSDS et COA en cosmétique : deux documents, deux engagements différents

MSDS et COA en cosmétique : une question de tri des documents qui se présente comme une comparaison. Les questions commencent généralement de la même façon. Un fournisseur envoie un document, un client en exige un autre, et personne ne précise à voix haute à quelle question répond réellement chaque document. L’un renseigne sur les dangers. L’autre porte sur un lot. Le COA et la MSDS arrivent dans la même boîte de réception et finissent dans le même dossier, ce qui explique précisément pourquoi on les confond plus souvent que n’importe quelle autre paire de documents dans l’industrie cosmétique. Cette confusion coûte de l’argent au pire moment.

COA, MSDS et SDS en cosmétique : les différences en un coup d’œil

Un certificat d’analyse est un relevé de lot ; une fiche de données de sécurité, un relevé des dangers. Le premier indique que ce fût, testé à cette date, respectait ces valeurs. La seconde précise que cette matière, quel que soit le fût, peut causer ces dommages. Aucun ne remplace l’autre et aucun ne prouve qu’un produit peut être légalement commercialisé.

Tout ce qui suit dépend du niveau auquel se rapportent les éléments probants. Ceux qui concernent une substance suivent sa composition chimique et ne changent pas d’une livraison à l’autre. Ceux qui concernent un lot suivent le contenant et changent à chaque livraison. Une fois que l’acheteur classe les documents chimiques dans ces deux catégories, l’essentiel de la confusion entourant le débat COA ou MSDS disparaît. Les questions de qualité et de sécurité arrivent dans le même échange et trouvent leurs réponses dans deux documents totalement différents.

MSDS est l’ancienne appellation du document présenté dans la deuxième colonne. Le terme MSDS reste présent dans les modèles des fournisseurs et les habitudes de recherche, mais le document en vigueur aux États-Unis est la fiche de données de sécurité, et ce changement n’est pas qu’une question de terminologie. La sécurité chimique et la qualité des lots sont deux sujets distincts ; un fournisseur qui inscrit « sécurité » et « qualité » en tête d’un même document ne le rend pas apte à répondre aux deux besoins.

Pourquoi MSDS est une appellation obsolète et ce que révèlent 12 mois de données de recherche

Aux États-Unis, le nombre de recherches mensuelles pour le terme msds est passé de 33 100 en août 2025 à 14 800 en juillet 2026, soit une baisse de 55.3 pour cent. Sur les mêmes 12 mois, le terme courant sds est passé de 49 500 à 40,500, en recul de 18.2 pour cent, tandis que certificate of analysis a commencé et terminé l’année à 1 900, dans une fourchette de 1 600 à 1 900. Trois courbes, trois histoires différentes.

La courbe de déclin du MSDS. Source : volumes de recherche mensuels de Google Ads aux États-Unis, obtenus via DataForSEO le 4 septembre 2026 pour les 12 mois allant d’août 2025 à juillet 2026. Il s’agit d’estimations de planificateur de mots-clés, arrondies par Google en tranches fixes, et non d’un décompte de requêtes individuelles. Le volume de recherche associé à l’appellation obsolète diminue trois fois plus vite que celui de l’appellation actuelle, tandis que le terme « certificate » termine l’année exactement au niveau où il l’avait commencée. C’est cette asymétrie qui compte. MSDS n’est pas une ancienne graphie de SDS qui aurait simplement perduré ; c’est un vocabulaire en déclin, associé à une norme remplacée. Le terme « certificate of analysis » reste stable, car il n’a jamais été une appellation légale au départ : aucune norme ne le révise, donc aucun cycle de révision ne perturbe les personnes qui le recherchent. Un document est encadré par la loi et daté. Son équivalent est négocié et sans date.

La chronologie est vérifiable. La réglementation américaine sur la communication des dangers a été établie en 1983 ; l’alignement de 2012 sur le Système général harmonisé de classification et d’étiquetage des produits chimiques (77 FR 17574) est la modification qui a remplacé material safety data sheet par safety data sheet. Une nouvelle règle définitive alignée sur la révision 7 du SGH a été publiée le 20 mai 2024 et est entrée en vigueur le 19 juillet 2024. Entre-temps, les Nations Unies ont publié la révision 11 du Livre violet le 12 septembre 2025. Les règles américaines ont quatre révisions de retard sur le texte de la norme internationale, un écart vérifiable et non rhétorique. Pour un acheteur, cela signifie que les normes internationales et la réglementation nationale peuvent diverger sur une classe de danger pendant des mois.

Limite à prendre en compte. Ces chiffres portent sur les recherches Google aux États-Unis, pas sur un recensement des acheteurs de produits cosmétiques. Google regroupe msds et material safety data sheet, et l’acronyme SDS seul inclut aussi des recherches sans rapport dans le domaine de la chimie. Il faut regarder la tendance, pas le nombre absolu de personnes. Une conclusion pratique, limitée et fiable, s’impose : un fournisseur qui inscrit encore MSDS sur un document en 2026 utilise un modèle antérieur à l’alignement de 2012. Il est donc pertinent de lui demander quand ses données sur les dangers ont été examinées pour la dernière fois.

Ce que prouve réellement un certificat d’analyse

Le certificat d’analyse est le document fournisseur le plus efficace pour une tâche précise : prouver qu’un lot identifié a été testé et respectait les limites convenues le jour où il a quitté l’usine. En dehors de cela, il prouve peu de choses. Aucun texte contraignant de la législation cosmétique des États-Unis ou de l’Union européenne ne fixe les champs d’un COA commercial ; son contenu dépend donc de ce que prévoit le contrat. Les acheteurs issus de la fabrication de médicaments s’attendent à trouver une liste de champs obligatoire, mais il n’en existe pas ici.

Deux documents portent ce nom, mais ne désignent pas la même chose. Dans un cas bien précis, la Food and Drug Administration des États-Unis délivre une véritable attestation de lot pour les additifs colorants susceptibles d’être certifiés, comme expliqué plus loin dans cet article. Les Notes d’orientation du SCCS, 12e révision (SCCS/1647/22), publiées par le comité scientifique indépendant de l’Union européenne chargé de la sécurité des consommateurs, comportent une annexe 6 intitulée, dans les tables des matières reproduites, « Exigences relatives au certificat d’analyse d’un ingrédient cosmétique » ; le texte de l’annexe n’a pas pu être consulté ici, car le document source dépasse la limite de pages de cette analyse. Une recommandation figurant dans des lignes directrices scientifiques non contraignantes destinées à un évaluateur de la sécurité n’équivaut pas à une obligation légale dans un bon de commande.

Analyse des engagements et des omissions du COA. Examinez chaque champ du certificat et précisez à quel engagement il oblige le fournisseur et, surtout, ce qu’il ne garantit pas.

Les limites du procédé indiquées sur un certificat sont définies et justifiées par le fabricant, et non tirées d’un tableau réglementaire universel. Les bonnes pratiques de fabrication de Santé Canada confient au fabricant la définition des spécifications, et la Food and Drug Administration des États-Unis indique qu’elle n’impose aucune liste d’essais pour chaque produit cosmétique ou ingrédient. Les deux vont dans le même sens : le contenu du COA est défini par contrat. C’est pourquoi un système de management de la qualité solide et une spécification écrite comptent davantage que le modèle du document. Les données chimiques figurant sur un certificat ne sont utiles qu’au regard de la spécification utilisée pour les évaluer. Les équipes de recherche et développement (R&D), de qualité et de conformité devraient donc s’accorder sur la liste des caractéristiques avant la première commande, plutôt qu’après le premier rejet.

Les certificats ne sont pas les seuls éléments probants concernant un lot dont dispose une marque. Les essais de stabilité des produits cosmétiques produisent leur propre rapport selon leur propre protocole. Un COA portant sur une matière première ne dit rien du comportement de la formule finie au neuvième mois, ni de sa compatibilité avec le conditionnement une fois prises en compte les propriétés physiques du contenant.

Ce que prouve réellement une SDS et à qui elle s’adresse

Pour un travailleur qui ouvre un fût, la fiche de données de sécurité est rédigée à son intention. La norme de l’OSHA sur la communication des dangers désigne les employeurs et les salariés, y compris les employeurs situés plus loin dans la chaîne d’approvisionnement, comme destinataires. La fiche organise les informations par danger plutôt que par qualité, car elle s’adresse à la personne qui manipule la matière, et non à celle qui décide de sa libération en stock.

Dans le texte réglementaire, l’Occupational Safety and Health Administration définit ce public : 29 CFR 1910.1200(b)(1) impose aux fabricants et aux importateurs de produits chimiques d’évaluer les dangers des produits qu’ils fabriquent ou importent, et à tous les employeurs de fournir des informations de sécurité à leurs salariés sur les produits chimiques dangereux auxquels ils sont exposés. Le paragraphe (b)(2) étend le champ d’application à tout produit chimique dont on sait qu’il est présent sur le lieu de travail et auquel les salariés peuvent être exposés dans des conditions normales d’utilisation ou en cas d’urgence prévisible. Le déclencheur, et le seul, est l’exposition des travailleurs. Les dangers chimiques déterminent le contenu, les normes de sécurité fixent le format, et ni l’un ni l’autre ne dépend du secteur d’activité de l’acheteur.

Son équivalent européen, l’article 31(6) de REACH, fixe le format des fiches de données de sécurité en 16 rubriques, dans l’ordre des titres : le format GHS à 16 rubriques que l’on retrouve sur chaque document européen relatif aux matières premières : identification ; identification des dangers ; composition et informations sur les composants ; premiers secours ; lutte contre l’incendie ; mesures à prendre en cas de dispersion accidentelle ; manipulation et stockage ; contrôles de l’exposition et protection individuelle ; propriétés physiques et chimiques ; stabilité et réactivité ; informations toxicologiques ; informations écologiques ; élimination ; transport ; informations réglementaires ; autres informations. L’article 31(9) ajoute une règle de mise à jour : toute fiche révisée à la suite de nouvelles informations sur les dangers doit l’être sans délai, porter une date de révision et être transmise gratuitement à chaque destinataire des 12 derniers mois.

Les seuils de divulgation font de la fiche un outil de travail pour les formulateurs. Au titre de l’article 31(3), une fiche doit être fournie sur demande pour un mélange non classé dès lors qu’une substance dangereuse pour la santé ou l’environnement atteint 1 pour cent en poids, ou 0.1 pour cent s’il s’agit d’un cancérogène de catégorie 2, d’une substance toxique pour la reproduction de catégorie 1A/1B/2, d’un sensibilisant cutané ou respiratoire de catégorie 1, ou d’une substance figurant sur la liste des substances candidates. Exemple : un mélange de tensioactifs contenant 0.4 pour cent d’un sensibilisant cutané de catégorie 1 dépasse le seuil de 0.1 pour cent applicable aux sensibilisants et reste sous le seuil général de 1 pour cent ; le sensibilisant suffit donc à déclencher l’obligation de divulgation.

Cette logique de seuils explique une question récurrente des acheteurs. La section 3 d’une fiche sur une matière première totalise souvent bien moins de 100 pour cent, car seuls les constituants dangereux sont soumis à un seuil de divulgation. Geraldine Garrs CChem, évaluatrice indépendante de la sécurité des produits cosmétiques, l’explique clairement :

« Si la matière première est un mélange, vous verrez à la section 3 que le total dépasse rarement 100 % ; c’est parce que la FDS ne doit répertorier que les matières dangereuses. »

Un autre usage en aval s’ajoute à celui lié au lieu de travail, et on le prend souvent à tort pour l’objectif principal. En matière de transport, la Pipeline and Hazardous Materials Safety Administration des États-Unis a déclaré dans un avis de réglementation publié en 2015 qu’une fiche de données de sécurité à jour, « bien qu’elle ne soit pas exigée, constitue l’un des moyens pouvant satisfaire aux exigences relatives aux informations d’intervention d’urgence ». Cette fiche est l’un des moyens autorisés de fournir des informations pour une intervention d’urgence, mais elle ne constitue pas l’obligation elle-même. En pratique, un document de sécurité au travail n’est pas un document d’expédition. Le traiter comme tel amène les acheteurs à demander les mauvais documents au mauvais interlocuteur.

Un produit cosmétique fini a-t-il vraiment besoin d’une fiche de données de sécurité ?

Un produit cosmétique fini, conditionné pour la vente au détail à un consommateur, échappe généralement à l’ensemble de la section américaine sur la communication des dangers. En revanche, les fûts contenant la même formule et acheminés d’une entreprise à une autre n’y échappent pas. L’exemption dépend du contenant et de la personne qui le manipule, jamais du mot cosmétique ; l’interpréter autrement est l’erreur la plus coûteuse sur ce sujet.

Deux paragraphes s’appliquent, et ils sont très différents. Le paragraphe (b)(5) commence ainsi : « Cette section n’impose pas l’étiquetage des produits chimiques suivants : » — il ne prévoit qu’une exemption d’étiquetage. Le paragraphe (b)(6) commence ainsi : « Cette section ne s’applique pas à : » et le point (b)(6)(viii) concerne les « produits cosmétiques conditionnés pour la vente aux consommateurs dans un établissement de vente au détail, ainsi que les produits cosmétiques destinés à la consommation personnelle des employés sur leur lieu de travail ». Plusieurs pages très consultées citent le premier comme s’il s’agissait du second. Le préambule de la réglementation OSHA de 1994 tranche la question : « OSHA n’a exempté les produits de consommation d’aucune disposition de la règle finale initiale, à l’exception de l’étiquetage. »

La colonne 2 correspond à la situation concrète des responsables des achats chez un ODM, et une lettre d’interprétation d’OSHA datant de 1995 traite directement de ce cas. En réponse à une entreprise qui achetait des produits de toilette en vrac et les reconditionnait en formats d’accueil pour hôtels, OSHA a établi que la définition de produire comprend le fait de reconditionner, que « les fabricants qui fournissent des produits en vrac destinés au reconditionnement relèvent clairement du HCS et doivent respecter les exigences relatives aux FDS pour les produits chimiques dangereux », et que « le reconditionnement de matières dangereuses en vrac ne relève pas de l’exemption applicable aux produits de consommation ». Cette lettre précède l’alignement de 2012, d’où l’emploi de MSDS, un indice de datation utile en soi.

En Europe, la même limite est définie par un autre mécanisme. L’article 2(6)(b) de REACH prévoit que le titre IV « ne s’applique pas aux mélanges suivants à l’état fini, destinés à l’utilisateur final », et cite les produits cosmétiques tels que définis dans le règlement (CE) No 1223/2009. L’article 31 figure dans le titre IV. Ainsi, dans les deux régimes, le produit cosmétique fini vendu au détail est dispensé de l’obligation de fournir une fiche, tandis que l’obligation en amont reste entière : aux États-Unis, au titre de 1910.1200(g)(1), et en Europe, au titre de l’article 31(1).

La limite de l’exemption. Un produit cosmétique fini qui répond lui-même aux critères de classification des dangers — certains colorants capillaires, produits pour les ongles, sprays à base d’alcool et aérosols inflammables, dont la classe dépend de la combustibilité et de l’inflammabilité — reste un mélange classé. L’exemption applicable aux produits cosmétiques finis ne rend pas un aérosol inflammable non dangereux. Vérifiez la classification avant de vous prévaloir de cette catégorie. Considérer l’exemption comme une réponse générale aux exigences de sécurité occulte de véritables risques pour les personnes qui remplissent, transvasent et nettoient les équipements.

Exemple suivi dans la suite de cet article. Lumen Botanica est une marque de soins de la peau fictive qui passe sa première commande de fabrication à façon : 200 kg d’un mélange conservateur à base de phénoxyéthanol, livrés en 8 unités de 25 kg en fûts, ainsi qu’un sérum de nuit fini, rempli et étiqueté pour la vente au détail. Les chiffres de cet exemple sont donnés à titre indicatif. Le mélange est un mélange classé : une fiche de données de sécurité doit donc être fournie pour les fûts. Les composants qui déterminent le contenu de cette fiche relèvent d’une question de seuil, et les seuils varient selon la classe de danger au lieu de figurer dans un tableau unique. Les chiffres que cet article peut citer avec une référence précise sont ceux de l’article 31(3) européen : 1 % en poids et 0,1 % pour les cancérogènes de catégorie 2, les substances toxiques pour la reproduction et les sensibilisants de catégorie 1. Ils s’appliquent à un cas différent : le mélange non classé fourni sur demande. Le sérum quitte l’usine étiqueté pour un consommateur ; le même fournisseur n’a donc pas à fournir de fiche pour ce produit. Une commande, deux réponses : la distinction se fait exactement là où le contenant et le destinataire changent.

Qui doit fournir quel document : quatre acteurs, quatre obligations différentes

Dans une chaîne d’approvisionnement cosmétique classique, quatre acteurs ont chacun des obligations différentes. Adresser toutes les demandes au propriétaire de la marque ou au fabricant à façon fait perdre des semaines. Pour un acheteur de produits en vrac, l’obligation la plus importante se trouve le plus en amont, auprès de l’acteur qui a fabriqué ou importé la matière première dangereuse.

Le 29 CFR 1910.1200(g)(1) prévoit que les fabricants et importateurs de produits chimiques doivent obtenir ou élaborer une fiche de données de sécurité pour chaque produit chimique dangereux qu’ils produisent ou importent ; le paragraphe (g)(6) leur impose de la transmettre en aval avec la première expédition. L’exemption applicable à la vente au détail ne modifie pas cette obligation, car le fût n’a jamais été conditionné pour la vente aux consommateurs dans un établissement de vente au détail. L’article 31(1) de REACH impose la même obligation au fournisseur d’une substance ou d’un mélange répondant aux critères de classification du règlement 1272/2008, ou répertorié comme persistant, bioaccumulable et toxique, ou inscrit sur la liste des substances candidates. Cette obligation a été établie pour la fabrication de produits chimiques ; elle ne s’assouplit pas parce que le produit chimique finit dans une crème pour le visage.

L’externalisation d’une tâche ne transfère jamais l’obligation légale. L’acteur désigné comme responsable par la réglementation le reste, d’où l’importance de préciser la responsabilité des documents dans le contrat de fabrication à façon, plutôt que dans un échange de courriels six mois plus tard. Définissez qui établit, qui conserve et qui réédite les documents avant la première commande, car la responsabilité des documents dans un programme ODM est une clause à rédiger, et non à reprendre telle quelle. Toute entreprise qui lance une gamme cosmétique devrait la considérer comme une condition commerciale, et non comme une clause standard.

Appliquées à la commande hypothétique, les quatre obligations se distinguent clairement. Lumen Botanica n’a aucune obligation en amont ; le fabricant du mélange doit fournir la fiche pour les 200 kg expédiés et, au titre de l’article 31(9) de REACH, la réviser sans délai si de nouvelles informations sur les dangers apparaissent ; le fabricant à façon doit permettre à ses propres salariés d’accéder à cette fiche tant que les fûts se trouvent dans son entrepôt ; et la marque doit tenir un dossier de sécurité faisant référence aux données, pas à la fiche. Inscrire ces quatre points dans le contrat de fabrication prend un après-midi. Les reconstituer après une réclamation prend des semaines.

Quand demander quel document : grille de décision en 11 situations

Pour un achat donné, la liste des documents à demander dépend du contenu du récipient et de son destinataire. Ci-dessous, la grille de décision en 11 situations présente 11 cas rencontrés par les acheteurs de produits cosmétiques dans la pratique. Chacun relève de la branche « vrac » ou de la branche « vente au détail » de l’arbre de décision ci-dessus, plutôt que d’être classé par catégorie de produit.

Si l’on applique la grille à la commande hypothétique, seules trois lignes concernent Lumen Botanica : la ligne 1 pour les 200 kg de mélange, la ligne 2 pour les fûts de 25 kg acheminés entre deux sites et la ligne 3 pour le sérum étiqueté pour la vente au détail, pour lequel l’exemption prévue au paragraphe (b)(6)(viii) signifie qu’en toute honnêteté, aucune fiche n’est requise. Les 8 autres lignes ne concernent pas cet acheteur. C’est tout l’intérêt de classer les cas selon le contenant plutôt que la catégorie de produit.

La ligne 5 mérite une phrase à part, car la réponse est réellement nuancée. Le 49 CFR 172.200(a) impose un document de transport pour les matières dangereuses, et non pour les produits cosmétiques en tant que tels ; le 172.602(b)(3) autorise un document de transport, un autre document comportant la description de base et le nom technique, ou un renvoi au Guide des mesures d’urgence. Ainsi, aucune règle de transport n’impose de fiche de données de sécurité pour un produit cosmétique correctement classé comme non dangereux. Toutefois, certains transporteurs imposent leurs propres conditions : le recueil des variations des opérateurs de la réglementation IATA sur les marchandises dangereuses mentionne au moins un cas où une compagnie aérienne exige une fiche en anglais pour la plupart des expéditions de marchandises dangereuses. Vérifiez les exigences propres à l’opérateur au lieu de présumer la réponse. Les transporteurs qui demandent une fiche le font à des fins commerciales ; la classification détermine les exigences de sécurité et réglementaires applicables à l’expédition.

La place de la fiche technique : un document, trois noms commerciaux

La fiche technique a un seul avantage précis sur le certificat : elle indique ce que la matière est censée être. Elle ne constitue pas un troisième document équivalent. TDS, Product Specification et Sales Specification sont trois noms commerciaux désignant le même document ; certains fournisseurs abrègent le premier en un seul mot, datasheet, sans que cela change son contenu.

Un certificat se définit par référence à une spécification ; un COA reçu sans spécification ne peut donc pas être interprété. L’ensemble des clauses de la norme ISO 22716, tel que présenté par l’Administration taïwanaise des aliments et des médicaments, subordonne l’acceptation du certificat d’un fournisseur à la compétence établie de celui-ci, à des méthodes d’essai convenues et à un audit.

Les recommandations d’une agence gouvernementale de développement des exportations et les évaluateurs de la sécurité en exercice décrivent la même relation : une spécification est établie à partir de l’analyse réelle d’au moins trois lots et répertorie chaque essai avec une plage acceptable ; le certificat reprend ensuite la même liste d’essais avec les résultats effectivement obtenus pour un lot. Teneur en eau spécifiée : 1–2 pour cent ; mesure pour ce lot : 1.4 pour cent. En résumé, la spécification est la règle graduée et le certificat donne la mesure.

Les données sur les performances techniques et les allégations de performance du produit figurent dans la TDS, pas dans le certificat. Accepter une fiche technique à la place d’un COA revient donc à écarter discrètement le seul élément de preuve concernant le lot dans la transaction. Si les fournisseurs envoient l’un des deux documents, mais pas l’autre, ce n’est pas nécessairement de l’obstruction : beaucoup n’en ont tout simplement qu’un seul de préparé. La TDS et le COA doivent être lus ensemble, ou pas du tout.

Cas particulier. Des fiches portant des noms différents peuvent parfois remplir la même fonction réglementaire. Par exemple, les recommandations du Royaume-Uni sur les détergents autorisent à fournir les informations requises sur les ingrédients au moyen d’une fiche technique, d’une fiche de données de sécurité ou d’un document similaire. Seule cette affirmation plus limitée est défendable : une spécification générique au produit ne remplace pas un certificat propre à un lot.

Où ces documents sont versés : dossier d’information sur le produit dans l’UE et déclarations au titre de la MoCRA aux États-Unis

Aucun de ces documents n’est déposé auprès d’une autorité de réglementation dans l’une ou l’autre juridiction : c’est le point le plus utile à retenir sur la conformité réglementaire dans ce domaine. En Europe, un dossier d’information sur le produit doit être tenu à disposition ; aux États-Unis, il faut soumettre l’enregistrement de l’établissement et la déclaration des produits. Le dépôt et la conservation sont deux obligations distinctes. Les confondre est l’erreur de sécurité et de conformité la plus fréquente lors d’une première soumission.

La lecture parallèle des dispositions applicables révèle ce qu’aucun des concurrents ne mentionne : les deux textes imposent des données et ne nomment aucun document.

L’article 11(2) du règlement (CE) n° 1223/2009 énumère cinq éléments à inclure dans le dossier d’information sur le produit : une description du produit ; le rapport sur la sécurité du produit cosmétique ; une description de la méthode de fabrication accompagnée d’une déclaration de conformité aux bonnes pratiques de fabrication ; les preuves justifiant l’effet revendiqué, le cas échéant ; et les données relatives aux essais sur les animaux. L’article 11(1) fixe la durée de conservation à 10 ans à compter de la date à laquelle le dernier lot a été mis sur le marché. La structure du rapport sur la sécurité, définie à l’annexe I, comprend 14 rubriques portant notamment sur la composition quantitative et qualitative, les caractéristiques physiques et chimiques et la stabilité, les spécifications microbiologiques, les impuretés et la pureté du matériau de conditionnement, l’exposition, le profil toxicologique avec une marge de sécurité, ainsi que les qualifications de l’évaluateur. Les données de toxicité sont exigées en détail ; aucun des deux textes ne mentionne le certificat d’analyse.

Aux États-Unis, c’est l’article 21 U.S.C. § 364c qui régit les informations à soumettre. Selon le § 364c(b)(2), l’enregistrement doit indiquer le nom et l’adresse de l’établissement, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone, un agent aux États-Unis pour un établissement étranger, le numéro d’enregistrement de l’établissement, toutes les marques utilisées dans l’établissement, ainsi que la catégorie de produits et la personne responsable. Selon le § 364c(c)(4)(A), la déclaration d’un produit doit indiquer le numéro d’enregistrement de l’établissement, le nom et les coordonnées de la personne responsable, le nom du produit tel qu’il figure sur l’étiquette, la catégorie cosmétique, la liste des ingrédients conformément au 21 CFR 701.3 et le numéro de déclaration du produit. L’article 364d est distinct et régit les dossiers de justification de la sécurité, qui doivent être conservés et non déposés. Aucune de ces listes ne mentionne un certificat d’analyse ni une fiche de données de sécurité.

Deux précisions du § 364c évitent un travail conséquent aux marques qui recourent à la fabrication à façon. Selon le § 364c(a)(3), un établissement qui fabrique ou transforme des produits cosmétiques pour plusieurs personnes responsables s’enregistre une seule fois, et non une fois par marque. Selon le § 364c(e), les noms de marque soumis au titre du (b)(2)(D) et les numéros d’enregistrement des établissements figurant dans les déclarations ne sont pas divulgués au public.

Dans l’un ou l’autre régime, la seule occurrence publiée d’un intitulé de ce type figure à l’annexe 6 des Notes of Guidance du SCCS, 12e révision (SCCS/1647/22, adoptée le 15 mai 2023, avec des corrigenda datés des 26 octobre et 21 décembre 2023). Cet intitulé reprend cette formulation dans chaque table des matières qui le reproduit. Il s’agit de recommandations scientifiques non contraignantes destinées aux évaluateurs de la sécurité, et non de contrats d’approvisionnement. Une recommandation figurant dans des lignes directrices et une obligation légale sont deux réalités juridiques différentes. Les confondre explique comment l’affirmation selon laquelle « le droit de l’UE exige un COA pour chaque ingrédient » s’est retrouvée dans les résultats de recherche. Le règlement exige des données : composition et identité chimique, caractéristiques physico-chimiques, spécification microbiologique, pureté. Les certificats constituent l’un des moyens courants de fournir certaines de ces données.

Une obligation parallèle concernant l’emballage mérite d’être distinguée : les exigences d’étiquetage des produits cosmétiques régissent les informations destinées au consommateur, tandis que ces déclarations concernent les éléments qu’une autorité peut demander à consulter. Les documents communiqués sur demande ne sont pas ceux qui sont imprimés sur un carton.

Comment vérifier un COA que vous avez reçu

Les problèmes de vérification des certificats relèvent principalement de deux types d’erreurs, et aucun n’est lié à la chimie. Puisqu’aucun de ces documents n’est déposé auprès d’une autorité de réglementation, la vérification incombe à la personne qui reçoit le fût. Le problème le plus courant est une discordance de numéro de lot : le certificat archivé concerne un lot différent de celui qui se trouve dans l’entrepôt. Vient ensuite l’acceptation des résultats sans les comparer à votre propre spécification. Ces deux problèmes échappent à quiconque se contente de vérifier l’existence du document.

La vérification et la validation d’un fournisseur suivent une méthode éprouvée, résumée par « vérifier, puis se fier ». Approuvez le fournisseur, validez les 3 premiers lots consécutifs au regard de chaque caractéristique et des tolérances documentées — 5 lots pour les matières présentant un risque plus élevé —, puis effectuez des contrôles ponctuels sur 1 lot sur 5 à 1 lot sur 10. La Taiwan’s Food and Drug Administration, qui reprend les clauses de l’ISO 22716, autorise l’acceptation du certificat d’analyse d’un fournisseur uniquement si sa compétence, des méthodes d’essai convenues et des inspections et audits appropriés ont été établis. Un échantillon de développement approuvé ne remplace jamais la libération de chaque lot : cette distinction doit être abordée avec le contrôle qualité en fabrication.

Les additifs colorants sont la seule véritable exception. Pour tout produit contenant un additif colorant certifiable, il existe une procédure de vérification gratuite, publique et hébergée par le gouvernement, qui ne dépend pas du fournisseur. Selon les propres termes de la FDA : « Si nous constatons que l’échantillon satisfait à ces exigences, la FDA délivre un certificat pour le lot. Le certificat indique l’additif colorant, le poids du lot, les usages pour lesquels l’additif colorant est certifié, le nom et l’adresse du propriétaire, ainsi que toute autre information requise. » Un numéro de lot unique est attribué au lot conformément au 21 CFR 80.31. Les colorants certifiables sont répertoriés dans les parties 74 et 82 du 21 CFR, les colorants exemptés dans la partie 73, et les procédures de certification dans la partie 80.

Trois étapes en découlent. Premièrement, vérifiez l’étiquette : conformément au 21 CFR 70.25, un additif colorant certifié doit être étiqueté avec le nom de l’additif tel qu’il apparaît dans le CFR, les restrictions générales d’utilisation, toute autre restriction ou tolérance, ainsi que le numéro de lot de certification de la FDA. Deuxièmement, vérifiez le fournisseur dans la liste publiée par la FDA des entreprises ayant demandé une certification de colorant au cours des deux dernières années. Troisièmement, mesurez les conséquences : l’utilisation d’une forme non certifiée d’un additif colorant soumis à certification rend le produit réglementé par la FDA falsifié, et les infractions relatives aux additifs colorants sont une cause fréquente de refus à l’importation.

Pour Lumen Botanica, le plan de vérification tient en trois lignes. Vérifiez chaque caractéristique des 3 premiers lots au regard de la spécification convenue ; traitez tout résultat d’essai de stabilité accélérée — par exemple, 3 mois à 40 °C — comme un élément probant relatif à la spécification, et non au lot ; puis contrôlez ponctuellement 1 lot sur 5 pendant les 12 mois suivants. Les chiffres sont donnés à titre indicatif, mais la structure du plan est transposable.

Quatre évolutions datées qui remodèlent la documentation cosmétique en 2026

Pour toute personne qui établit cette année une politique documentaire, quatre évolutions datées comptent davantage que n’importe quelle prévision de marché. Ce sont d’abord les étapes de vérification décrites plus haut qui sont concernées par ces évolutions. Chacune a déjà eu lieu ou est assortie d’une date fixe, et chacune modifie ce qu’un acheteur devrait accepter d’un fabricant ou d’un fournisseur au cours des prochains trimestres.

Le 15 janvier 2026, l’OSHA a prolongé les délais de mise en conformité relatifs à la communication des dangers. L’évaluation des substances pour les fabricants et les importateurs de produits chimiques est reportée du 19 janvier 2026 au 19 mai 2026. L’OSHA a repoussé de quatre mois toutes les autres échéances et, pendant la période transitoire, les parties peuvent se conformer à l’ancienne norme, à la norme actualisée, ou aux deux. Les échéances initiales de formation, fixées au 20 juillet 2026, sont donc repoussées au 20 novembre 2026, conformément au délai de quatre mois accordé par l’OSHA. Les conséquences pour les achats sont immédiates et contre-intuitives : une fiche reçue avant le 19 mai 2026 peut légalement se présenter sous l’un ou l’autre format. Un changement de format entre deux lots du même fournisseur ne constitue donc pas, à lui seul, un indice de problème de qualité chez le fournisseur. Le conseil qui consiste à considérer une présentation incohérente comme un signal d’alerte est erroné pour la période actuelle.

Le 31 juillet 2026, la période de mise sur le marché des produits contenant des allergènes de parfum dans l’UE prend fin. Le règlement (UE) 2023/1545 impose l’étiquetage individuel des allergènes de parfum supplémentaires au-delà de 0 001 % dans les produits non rincés et de 0,01 % dans les produits rincés, en traitant les préhaptènes et les prohaptènes de la même manière. Les produits non conformes pouvaient être mis sur le marché de l’Union jusqu’au 31 juillet 2026 et mis à disposition jusqu’au 31 juillet 2028. À ce jour, seuls les produits déjà en stock peuvent encore être écoulés. La documentation des matières premières reçues doit donc indiquer la teneur en allergènes à ces seuils, et non se limiter à une déclaration générale.

Le 11 février 2026, la FDA a ajouté au portail Cosmetics Direct des champs concernant le statut de l’enregistrement et sa date de renouvellement, ainsi que des rappels automatisés par e-mail destinés au contact de l’établissement, à l’agent aux États-Unis et aux autres contacts. Le renouvellement est biennal, avec une procédure abrégée en l’absence de changement. Le délai court à partir de la date de l’enregistrement initial, et non d’une date commune au calendrier. Exemple donné par la FDA : un enregistrement reçu le 20 février 2024 doit être renouvelé au plus tard le 20 février 2026. Tout article qui indique une date de renouvellement unique pour l’ensemble du secteur se trompe pour la plupart des établissements.

Les chiffres des rappels, et leur portée commerciale. Le rapport 2025 d’EU Safety Gate fait état de 4 671 alertes, soit environ 100 par semaine. Les produits cosmétiques ont été la catégorie la plus signalée pour la troisième année consécutive, avec 36 pour cent des alertes. Les risques chimiques sont à l’origine de 53 pour cent de toutes les alertes, et 77 pour cent des alertes liées à un risque chimique concernant des produits cosmétiques sont attribuables à une seule substance interdite, le BMHCA, qui a donné lieu à 1 278 alertes en un an en vertu d’une interdiction appliquée rétroactivement. Cette rétroactivité détermine l’exposition d’une marque : un stock légal au moment de l’achat a ensuite dû faire l’objet d’une notification. Les certificats par lot liés aux numéros de lot permettent à une marque de limiter le rappel aux lots concernés au lieu de retirer tout son stock.

Erreurs courantes : quand une demande de document tourne mal

Quatre erreurs reviennent de manière prévisible, et chacune appelle une correction précise plutôt qu’un avertissement général. Aucune des quatre évolutions datées ci-dessus ne les empêche, car il s’agit d’erreurs de rédaction des demandes, et non d’erreurs réglementaires.

• Demander une SDS au propriétaire de la marque. Les propriétaires de marque disposent d’un dossier de sécurité et n’ont jamais produit de données sur les dangers d’une matière première qu’ils ne font qu’acheter. Adressez-vous à la partie qui a fabriqué ou importé la matière dangereuse.
• Interpréter le refus d’un fournisseur comme une volonté d’éluder ses obligations. Un distributeur de produits de détail qui a indiqué à son fournisseur qu’il ne vend pas à des clients professionnels est légalement dispensé de cette obligation. Indiquez par écrit que vous êtes un client professionnel : l’obligation s’applique alors de nouveau.
• Considérer un COA comme une preuve de conformité légale. Les certificats présentent les résultats mesurés au regard des limites convenues. Ils ne disent rien sur la justification de la sécurité du produit, sa classification ni son admissibilité à la vente sur votre marché.
• Accepter un certificat sans spécification de référence. Des résultats sans limites ne peuvent pas être évalués, et les limites internes d’un fournisseur peuvent être plus larges que les vôtres.

Demander un document que personne n’est tenu de vous fournir ne constitue pas en soi une erreur. Le préambule de l’élaboration réglementaire de 1994 de l’OSHA précise que l’agence « ne peut certainement empêcher personne de fournir des MSDS pour des produits qui ne relèvent pas de la règle. En fait, il est souvent utile de savoir qu’un produit ne présente aucun danger ». Une fiche volontaire constitue une catégorie légitime, et il est raisonnable d’en demander une, à condition de comprendre qu’il s’agit d’une demande commerciale et non d’une obligation légale.

Foire aux questions

Ce que cet article ne couvre pas. Aucun élément de cet article ne constitue un conseil juridique. Aucune section ne traite des produits combinant médicaments et cosmétiques, des produits de protection solaire réglementés comme des médicaments aux États-Unis, des exigences linguistiques nationales applicables aux fiches fournies dans l’Union européenne, des divergences entre REACH et le règlement CLP de la Grande-Bretagne après le Brexit, ni de la certification IFRA des matières parfumantes. Pour toute question propre à une juridiction, consultez un conseiller réglementaire qualifié ou un évaluateur de la sécurité.

Références et sources

• 29 CFR § 1910.1200, communication des dangers (Cornell Legal Information Institute)
• 29 CFR § 1910.1200, texte en vigueur (eCFR)
• Lettre d’interprétation de l’OSHA, 27 novembre 1995, reconditionnement de produits de toilette en vrac
• OSHA, préambule de la règle définitive sur la communication des dangers, 9 février 1994, 59 FR 6126
• OSHA, procédure d’élaboration de la réglementation sur la communication des dangers, report de la date de mise en conformité
• OSHA, historique de l’élaboration de la réglementation sur la communication des dangers
• Règlement (CE) No 1907/2006 (REACH), article 31, exigences relatives aux fiches de données de sécurité
• Règlement (CE) No 1907/2006 (REACH), article 2, champ d’application
• Règlement (CE) No 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques
• Règlement (CE) No 1223/2009, annexe I, rapport sur la sécurité du produit cosmétique
• Règlement (UE) 2023/1545, étiquetage des allergènes de parfum
• 21 U.S.C. § 364c, enregistrement et déclaration des produits
• 21 U.S.C. § 364d, justification de la sécurité
• FDA, enregistrement et déclaration des établissements et produits cosmétiques
• FDA, certification des colorants, questions fréquentes
• FDA, colorants dans les aliments, certification des lots
• FDA, essais des produits cosmétiques
• 49 CFR § 172.200, champ d’application des exigences relatives aux documents de transport
• Notes d’orientation du SCCS, 12e révision (SCCS/1647/22)
• Rapport Safety Gate 2025, Office des publications de l’UE
• Santé Canada, bonnes pratiques de fabrication des produits cosmétiques
• Taiwan FDA, exigences des bonnes pratiques de fabrication des produits cosmétiques selon la norme ISO 22716
• Vérification des certificats d’analyse des fournisseurs, référence en matière de management de la qualité
• Geraldine Garrs CChem, documents des fournisseurs pour l’évaluation de la sécurité des produits cosmétiques
• Cosmetics Business, cas nécessitant une FDS et une documentation IFRA (rédigé par un cabinet de conseil qui vend des services de rédaction de fiches de données de sécurité)