MSDS vs. COA in der Kosmetik: Zwei Dokumente, zwei unterschiedliche Aussagen

MSDS vs. COA bei Kosmetika ist ein Problem der Dokumentzuordnung, das als Vergleich daherkommt. Die Fragen beginnen meist gleich. Ein Lieferant schickt ein Dokument, ein Kunde verlangt das andere, und niemand spricht aus, welche Frage die jeweiligen Unterlagen tatsächlich beantworten. Das eine dokumentiert Gefahren. Das andere eine Charge. COA und MSDS landen im selben Posteingang und werden im selben Ordner abgelegt. Genau deshalb werden diese beiden Dokumente in der Kosmetikbranche häufiger verwechselt als jedes andere Dokumentenpaar. Die Verwechslung kostet Geld – und zwar genau im ungünstigsten Moment.

COA vs. MSDS vs. SDS bei Kosmetika: Die Unterschiede auf einen Blick

Ein Analysenzertifikat dokumentiert eine Charge, ein Sicherheitsdatenblatt die Gefahren. Das eine besagt: Diese Trommel hat bei der Prüfung an diesem Datum diese Werte erfüllt. Das andere besagt: Dieses Material kann in jeder Trommel auf diese Weise jemanden schädigen. Keines ersetzt das andere, und keines belegt, dass ein Produkt legal verkauft werden darf.

Bei allem Folgenden kommt es darauf an, welcher Ebene sich die Nachweise zuordnen lassen. Nachweise auf Stoffebene beziehen sich auf die chemischen Eigenschaften und ändern sich nicht von Lieferung zu Lieferung. Nachweise auf Chargenebene beziehen sich auf den jeweiligen Behälter und ändern sich mit jeder Lieferung. Sobald Käufer die chemischen Unterlagen diesen beiden Ebenen zuordnen, löst sich ein Großteil der Verwirrung in der COA-vs.-MSDS-Debatte auf. Fragen zu Qualität und Sicherheit kommen zwar im selben E-Mail-Verlauf auf, doch die Antworten stehen in zwei völlig unterschiedlichen Dokumenten.

MSDS ist die veraltete Bezeichnung für das Dokument in der zweiten Spalte. MSDS findet sich weiterhin in Lieferantenvorlagen und Suchanfragen, doch das aktuelle Dokument in den Vereinigten Staaten heißt Sicherheitsdatenblatt – und die Änderung war mehr als eine kosmetische Anpassung. Chemikaliensicherheit und Chargenqualität sind zwei getrennte Bereiche. Wenn ein Lieferant ein Dokument mit „Sicherheit und Qualität“ überschreibt, erfüllt es dadurch nicht automatisch beide Aufgaben.

Warum MSDS eine veraltete Bezeichnung ist und was Suchdaten aus zwölf Monaten zeigen

Die Suchnachfrage nach dem Begriff msds in den Vereinigten Staaten sank von 33.100 monatlichen Suchanfragen im August 2025 auf 14.800 im Juli 2026, ein Rückgang um 55.3 Prozent. Im selben Zeitraum von 12 Monaten verzeichnete der aktuelle Begriff sds einen Rückgang von 49.500 auf 40,500, also um 18.2 Prozent, während certificate of analysis das Jahr mit 1.900 Suchanfragen begann und beendete und innerhalb einer Spanne von 1.600 bis 1.900 lag. Drei Kurven, drei unterschiedliche Geschichten.

Die rückläufige MSDS-Suchkurve. Quelle: monatliche Suchvolumina von Google Ads für die Vereinigten Staaten, abgerufen über DataForSEO am 4. September 2026 für die 12 Monate von August 2025 bis Juli 2026. Dabei handelt es sich um Schätzungen des Keyword-Planers, die Google in feste Bereiche rundet, nicht um die Anzahl einzelner Suchanfragen. Das Suchvolumen für die veraltete Bezeichnung nimmt dreimal schneller ab als das für die weiterhin gebräuchliche, während der Begriff „certificate of analysis“ das Jahr genau dort beendet, wo er begonnen hat. Genau diese Asymmetrie ist entscheidend. MSDS ist keine ältere Schreibweise von SDS, die sich einfach gehalten hat, sondern veraltetes Vokabular, das an einem abgelösten Standard hängt. Die Suchanfragen nach „certificate of analysis“ bleiben stabil, weil der Begriff nie gesetzlich vorgeschrieben war. Kein Standard wird für ihn überarbeitet, sodass kein Überarbeitungszyklus die Suchgewohnheiten verändert. Das eine Dokument ist gesetzlich geregelt und datiert. Das andere wird vertraglich vereinbart und ist undatiert.

Die zeitliche Abfolge lässt sich überprüfen. Die US-amerikanischen Vorschriften zur Gefahrenkommunikation wurden 1983 eingeführt. Die Anpassung von 2012 an das Global harmonisierte System zur Einstufung und Kennzeichnung von Chemikalien (77 FR 17574) ersetzte material safety data sheet durch safety data sheet. Eine weitere endgültige Regelung zur Angleichung an die 7. Revision des GHS wurde am 20. Mai 2024 veröffentlicht und trat am 19. Juli 2024 in Kraft. Inzwischen veröffentlichte die Vereinten Nationen am 12. September 2025 die 11. Revision des Purple Book. Die US-amerikanischen Vorschriften liegen vier Revisionen hinter dem internationalen Standardtext zurück – diese Lücke lässt sich belegen und ist keine bloße Rhetorik. Für Einkäufer bedeutet das, dass internationale Standards und nationale Vorschriften über Monate hinweg unterschiedliche Gefahrenklassen festlegen können.

Einschränkung. Diese Zahlen erfassen das Suchverhalten bei Google in den Vereinigten Staaten, nicht sämtliche Kosmetikkäufer. Google fasst msds mit material safety data sheet zusammen, und das bloße Akronym SDS umfasst auch Suchanfragen zu anderen Themen der Chemie. Entscheidend ist die Entwicklung, nicht die absolute Zahl der Suchenden. Eine vorsichtige, praktische Schlussfolgerung lautet: Wenn ein Lieferant 2026 noch MSDS auf ein Dokument schreibt, verwendet er möglicherweise eine Vorlage aus der Zeit vor der Anpassung von 2012. Dann lohnt sich eine zusätzliche Nachfrage, wann die Gefahrenangaben zuletzt überprüft wurden.

Was ein Analysenzertifikat tatsächlich belegt

Ein Analysenzertifikat erfüllt eine eng umrissene Aufgabe besser als jedes andere Lieferantendokument: Es belegt, dass eine eindeutig bezeichnete Charge geprüft wurde und am Tag des Verlassens des Werks die vereinbarten Grenzwerte einhielt. Darüber hinaus belegt es nur wenig. Weder das US-amerikanische noch das europäische Kosmetikrecht schreibt verbindlich vor, welche Angaben ein kommerzielles COA enthalten muss. Was Sie erhalten, hängt also davon ab, was vertraglich vereinbart wurde. Käufer aus der Arzneimittelherstellung erwarten einen vorgeschriebenen Satz an Angaben – doch hier gibt es ihn nicht.

Zwei Dokumente tragen diesen Namen, sind aber nicht das hier gemeinte. In einem eng begrenzten Fall stellt die Food and Drug Administration der Vereinigten Staaten ein echtes Chargenzertifikat für zertifizierbare Farbstoffe aus, worauf dieser Artikel später eingeht. Die SCCS-Leitlinien, 12. Revision (SCCS/1647/22), herausgegeben vom unabhängigen Scientific Committee on Consumer Safety der Europäischen Union, enthalten einen Anhang 6, der in reproduzierten Inhaltsverzeichnissen als “Anforderungen an das Analysezertifikat für einen kosmetischen Inhaltsstoff” aufgeführt wird; der Anhang selbst wurde hier nicht abgerufen, da das Quelldokument über die Seitenbegrenzung dieser Prüfung hinausgeht. Eine Empfehlung in unverbindlichen wissenschaftlichen Leitlinien für Sicherheitsbewerter ist nicht gleichbedeutend mit einer gesetzlichen Pflicht in einer Bestellung.

Was ein COA zusagt – und was es offenlässt. Gehen Sie die Felder des Zertifikats einzeln durch und halten Sie fest, wozu jedes den Lieferanten verpflichtet – und, noch wichtiger, was es nicht belegt.

Die Prozessgrenzwerte in einem Zertifikat legt der Hersteller fest und begründet sie; sie sind keiner universellen Regulierungstabelle entnommen. Die Leitlinien von Health Canada zur guten Herstellungspraxis sehen die Festlegung von Spezifikationen als Aufgabe des Herstellers. Die US-amerikanische Food and Drug Administration erklärt, dass es keine Liste vorgeschriebener Prüfungen für jedes kosmetische Produkt oder jeden Inhaltsstoff gibt. Beides weist in dieselbe Richtung: Der Inhalt eines COA wird vertraglich festgelegt. Deshalb sind ein solides Qualitätsmanagementsystem und eine schriftliche Spezifikation wichtiger als die Dokumentvorlage. Chemische Daten in einem Zertifikat sind nur so aussagekräftig wie die Spezifikation, mit der sie verglichen werden. Deshalb sollten sich die Teams für Forschung und Entwicklung (R&D), Qualität und Compliance vor der ersten Bestellung auf die Liste der Merkmale einigen – und nicht erst nach der ersten Zurückweisung.

Zertifikate sind nicht die einzigen Nachweise zu einer Charge, über die eine Marke verfügt. Stabilitätsprüfungen an Kosmetika ergeben einen eigenen Bericht auf Grundlage eines eigenen Prüfprotokolls. Ein COA für einen Rohstoff sagt nichts darüber aus, wie sich die fertige Formulierung im neunten Monat verhält oder ob sie mit der Verpackung kompatibel ist, wenn deren physikalische Eigenschaften eine Rolle spielen.

Was ein SDS tatsächlich belegt und für wen es bestimmt ist

Für Beschäftigte, die ein Fass öffnen, ist das Sicherheitsdatenblatt das maßgebliche Dokument. Der OSHA-Standard zur Gefahrenkommunikation nennt Arbeitgeber und Beschäftigte – auch Arbeitgeber an nachgelagerten Stellen der Lieferkette – als Zielgruppe. Das Sicherheitsdatenblatt ordnet die Angaben nach Gefahren und nicht nach Qualität, denn es richtet sich an Personen, die mit dem Material umgehen, und nicht an Personen, die es für die Verwendung freigeben.

Im Regelungstext legt die Occupational Safety and Health Administration diese Zielgruppe fest: 29 CFR 1910.1200(b)(1) verpflichtet Hersteller und Importeure chemischer Stoffe, die Gefahren der von ihnen hergestellten oder eingeführten Chemikalien zu bewerten. Außerdem müssen alle Arbeitgeber ihre Beschäftigten über gefährliche Chemikalien informieren, denen diese ausgesetzt sind. Absatz (b)(2) erstreckt die Vorschrift auf jede Chemikalie, von der bekannt ist, dass sie am Arbeitsplatz unter normalen Einsatzbedingungen oder bei einem vorhersehbaren Notfall vorhanden sein und Beschäftigte gefährden kann. Ausschlaggebend ist die Exposition von Beschäftigten – und nur diese. Die Gefahren eines chemischen Stoffes bestimmen den Inhalt, Sicherheitsstandards das Format. Beides hängt nicht davon ab, in welcher Branche der Käufer tätig ist.

Das europäische Pendant, REACH-Artikel 31(6), legt für Sicherheitsdatenblätter mit 16 Abschnitten eine feste Reihenfolge der Überschriften fest: das GHS-Format mit 16 Abschnitten, das auf jedem europäischen Rohstoffdokument zu finden ist: Identifizierung; Gefahrenidentifizierung; Zusammensetzung und Angaben zu Bestandteilen; Erste-Hilfe-Maßnahmen; Brandbekämpfung; Maßnahmen bei unbeabsichtigter Freisetzung; Handhabung und Lagerung; Begrenzung und Überwachung der Exposition und persönliche Schutzausrüstung; physikalische und chemische Eigenschaften; Stabilität und Reaktivität; toxikologische Angaben; ökologische Angaben; Entsorgung; Transport; regulatorische Angaben; sonstige Angaben. Artikel 31(9) ergänzt die Aktualisierungsvorschrift: Bei neuen Gefahreninformationen muss das Sicherheitsdatenblatt unverzüglich überarbeitet, mit einem Überarbeitungsdatum versehen und allen Empfängern der vorangegangenen 12 Monate kostenlos zugesandt werden.

Die Offenlegungsschwellen machen das Sicherheitsdatenblatt zu einem Arbeitsinstrument für die Formulierung. Gemäß Artikel 31(3) muss für ein nicht als gefährlich eingestuftes Gemisch auf Anfrage dennoch ein Sicherheitsdatenblatt bereitgestellt werden, sobald ein gesundheits- oder umweltgefährdender Stoff einen Gewichtsanteil von 1 Prozent erreicht. Für bestimmte Stoffe gilt eine Schwelle von 0.1 Prozent: Dazu zählen Karzinogene der Kategorie 2, reproduktionstoxische Stoffe der Kategorie 1A/1B/2, Haut- oder Atemwegssensibilisierer der Kategorie 1 sowie Stoffe auf der Kandidatenliste. Beispiel: Ein Tensidgemisch mit 0.4 Prozent eines Hautsensibilisierers der Kategorie 1 liegt über der Schwelle von 0.1 Prozent für Sensibilisierer und unter der allgemeinen Schwelle von 1 Prozent. Allein der Sensibilisierer löst damit die Pflicht zur Offenlegung aus.

Diese Schwellenwerte erklären eine häufige Frage von Einkäufern. Abschnitt 3 eines Rohstoff-Sicherheitsdatenblatts ergibt oft deutlich weniger als 100 Prozent, weil nur gefährliche Bestandteile überhaupt eine Offenlegungsschwelle auslösen. Geraldine Garrs CChem, unabhängige Sicherheitsbewerterin für kosmetische Mittel, erklärt es schlicht:

„Wenn der Rohstoff ein Gemisch ist, werden Sie in Abschnitt 3 sehen, dass die Summe der Bestandteile selten 100 % ergibt – denn das SDS muss nur gefährliche Stoffe aufführen.“

Neben dem Schutz am Arbeitsplatz gibt es einen nachgelagerten Anwendungsfall, der häufig für den Hauptzweck gehalten wird: den Transport. Die US-amerikanische Pipeline and Hazardous Materials Safety Administration erklärte in einer Mitteilung zu einem Regelungsvorhaben von 2015, ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt sei „zwar nicht vorgeschrieben, könne aber dazu dienen, die Anforderungen an Informationen für Notfallmaßnahmen zu erfüllen“. Das Sicherheitsdatenblatt ist ein zulässiges Mittel, um solche Informationen bereitzustellen, nicht die Pflicht selbst. In der Praxis ist ein Dokument für die Arbeitssicherheit kein Versanddokument. Wer es dafür hält, fordert häufig die falschen Unterlagen von der falschen Stelle an.

Benötigt ein Fertigkosmetikum überhaupt ein Sicherheitsdatenblatt?

Ein fertig abgefülltes Kosmetikprodukt, das für den Einzelhandel an Verbraucher verpackt ist, fällt in den Vereinigten Staaten grundsätzlich vollständig aus dem Anwendungsbereich der Gefahrstoffkommunikation heraus. Fässer mit derselben Rezeptur, die zwischen zwei Unternehmen transportiert werden, jedoch nicht. Die Ausnahme richtet sich nach dem Behälter und der Person, die ihn handhabt, niemals nach dem Wort Kosmetikprodukt; jede andere Lesart ist der kostspieligste Fehler in diesem Zusammenhang.

Zwei Absätze regeln den Sachverhalt, und sie unterscheiden sich grundlegend. Absatz (b)(5) wird mit „Dieser Abschnitt verlangt keine Kennzeichnung der folgenden Chemikalien:“ eingeleitet – es handelt sich also nur um eine Ausnahme von der Kennzeichnungspflicht. Absatz (b)(6) beginnt mit „Dieser Abschnitt gilt nicht für:“ und (b)(6)(viii) umfasst „Kosmetikprodukte, die für den Verkauf an Verbraucher in einer Einzelhandelsverkaufsstelle verpackt sind, sowie Kosmetikprodukte, die Beschäftigte während der Arbeit für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind“. Auf mehreren viel gelesenen Seiten wird der erste Absatz so zitiert, als wäre er der zweite. Die Vorbemerkung zur OSHA-Regelsetzung von 1994 stellt klar: „Die OSHA hat Verbraucherprodukte von keiner Bestimmung der ursprünglichen Endfassung der Regel ausgenommen, außer von der Kennzeichnungspflicht.“

In Spalte 2 findet sich der Fall, der für die Beschaffung im ODM-Geschäft tatsächlich relevant ist. Dazu gibt es ein direkt einschlägiges Auslegungsschreiben der OSHA aus dem Jahr 1995. Als Antwort auf eine Anfrage eines Unternehmens, das Toilettenartikel in Großgebinden kaufte und in Hotelfläschchen umfüllte, stellte die OSHA fest, dass die Definition von Herstellung auch das Umfüllen einschließt, dass „Hersteller, die Großgebinde zum Umfüllen bereitstellen, eindeutig unter die HCS fallen und die Anforderungen an Sicherheitsdatenblätter für gefährliche Chemikalien erfüllen müssen“,] und dass „das Umfüllen gefährlicher Materialien aus Großgebinden nicht unter die Ausnahme für Verbraucherprodukte fällt“. Das Schreiben stammt aus der Zeit vor der Angleichung von 2012 und verwendet daher die Bezeichnung MSDS – ein nützlicher Hinweis auf sein Alter.

In Europa gilt dieselbe Abgrenzung, allerdings nach anderen Regeln. REACH-Artikel 2(6)(b) sieht vor, dass Titel IV „für die folgenden Gemische im Fertigzustand, die für den Endverbraucher bestimmt sind“, nicht gilt; dazu zählen kosmetische Mittel im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009. Artikel 31 steht in Titel IV. Damit sind fertig abgefüllte Kosmetikprodukte für den Einzelhandel in beiden Regelwerken von der Pflicht zum Sicherheitsdatenblatt ausgenommen; in beiden bleibt die vorgelagerte Pflicht uneingeschränkt bestehen: in den Vereinigten Staaten gemäß 1910.1200(g)(1) und in Europa gemäß Artikel 31(1).

Hier endet die Ausnahme. Ein fertiges Kosmetikprodukt, das selbst die Kriterien für eine Gefahreneinstufung erfüllt – etwa bestimmte Haarfärbemittel, Nagelprodukte, alkoholhaltige Sprays und entzündbare Aerosole, deren Einstufung von Brennbarkeit und Entzündbarkeit abhängt –, bleibt ein eingestuftes Gemisch. Die Ausnahme für fertige Kosmetikprodukte macht aus einem entzündbaren Aerosol kein ungefährliches Produkt. Prüfen Sie die Einstufung, bevor Sie sich auf die Produktkategorie verlassen. Wer die Ausnahme als pauschalen Nachweis der Sicherheitskonformität behandelt, verschleiert tatsächliche Sicherheitsrisiken für die Personen, die Produkte abfüllen, umfüllen und Anlagen reinigen.

Beispiel, das sich durch den Rest dieses Artikels zieht. Lumen Botanica ist eine fiktive Hautpflegemarke, die ihren ersten Lohnherstellungsauftrag vergibt: 200 kg einer Konservierungsmittelmischung auf Phenoxyethanolbasis, abgefüllt in 8 Einheiten zu 25 kg, sowie ein fertiges Nachtserum, abgefüllt und für den Einzelhandel etikettiert. Die Zahlen in diesem Beispiel dienen der Veranschaulichung. Die Mischung ist ein eingestuftes Gemisch; für die Fässer ist daher ohne Weiteres ein Sicherheitsdatenblatt erforderlich. Welche Bestandteile den Inhalt dieses Sicherheitsdatenblatts bestimmen, hängt von Schwellenwerten ab, die je nach Gefahrenklasse gelten und nicht in einer einzigen Tabelle zusammengefasst sind. Die Zahlen, die dieser Artikel mit einer konkreten Artikelnummer belegen kann, sind die europäischen Werte aus Artikel 31(3): 1 % nach Gewicht und 0,1 % für Karzinogene der Kategorie 2, reproduktionstoxische Stoffe und Sensibilisatoren der Kategorie 1. Sie gelten für einen anderen Fall: das nicht eingestufte Gemisch, für das ein Sicherheitsdatenblatt auf Anfrage bereitgestellt wird. Das Serum verlässt den Betrieb für Verbraucher etikettiert, daher schuldet derselbe Lieferant dafür kein Sicherheitsdatenblatt. Ein Auftrag, zwei Antworten – die Abgrenzung ergibt sich genau dort, wo sich Behälter und Empfänger ändern.

Wer welches Dokument bereitstellen muss: Vier Parteien, vier unterschiedliche Pflichten

An einer typischen Lieferkette für Kosmetikprodukte sind vier Parteien beteiligt, und jede hat andere Pflichten. Wenn jede Anfrage an den Markeninhaber oder den Lohnhersteller geht, kostet das Wochen. Für Käufer von Großgebinden ist die wichtigste Pflicht am weitesten vorgelagert angesiedelt: bei der Partei, die den gefährlichen Rohstoff ursprünglich hergestellt oder importiert hat.

29 CFR 1910.1200(g)(1) besagt, dass Chemikalienhersteller und Importeure für jede gefährliche Chemikalie, die sie herstellen oder importieren, ein Sicherheitsdatenblatt beschaffen oder erstellen müssen. Absatz (g)(6) verpflichtet sie, es mit der ersten Lieferung an die nachgelagerte Lieferkette weiterzugeben. Die Ausnahme für den Einzelhandel ändert an dieser Pflicht nichts, denn das Fass wurde nie für den Verkauf an Verbraucher in einer Einzelhandelsverkaufsstelle verpackt. REACH-Artikel 31(1) verpflichtet den Lieferanten eines Stoffes oder Gemisches, das die Einstufungskriterien gemäß Verordnung 1272/2008 erfüllt, als persistent, bioakkumulierbar und toxisch eingestuft ist oder auf der Kandidatenliste steht, in gleicher Weise. Diese Pflicht wurde für die Chemikalienherstellung festgelegt und entfällt nicht, nur weil die Chemikalie später in einer Gesichtscreme landet.

Die Auslagerung einer Aufgabe überträgt niemals die gesetzliche Pflicht. Wer in einer Verordnung als verantwortlich benannt ist, bleibt verantwortlich. Deshalb gehört die Zuständigkeit für Dokumente in den Lohnherstellungsvertrag und nicht in einen E-Mail-Verlauf sechs Monate später. Klären Sie vor der ersten Bestellung, wer Dokumente ausstellt, verwahrt und neu ausstellt. Denn die Zuständigkeit für Dokumente in einem ODM-Programm sollte vertraglich geregelt und nicht einfach übernommen werden. Wer eine Kosmetikproduktlinie startet, sollte das als kaufmännische Vertragsbedingung und nicht als Standardklausel behandeln.

Überträgt man das auf den fiktiven Auftrag, überschneiden sich die vier Pflichten nicht mehr. Lumen Botanica hat keine vorgelagerte Pflicht. Der Hersteller der Mischung muss das Sicherheitsdatenblatt für die gelieferten 200 kg bereitstellen und gemäß REACH-Artikel 31(9) unverzüglich überarbeiten, sobald neue Gefahreninformationen vorliegen. Der Lohnhersteller muss seinen Beschäftigten Zugang zu diesem Sicherheitsdatenblatt gewähren, solange die Fässer in seinem Lager stehen. Der Markeninhaber muss eine Sicherheitsakte führen, in der die Daten angeführt werden, nicht das Sicherheitsdatenblatt. Diese vier Punkte in den Herstellungsvertrag aufzunehmen, dauert einen Nachmittag. Sie nach einer Beschwerde zu rekonstruieren, dauert Wochen.

Wann Sie welches Dokument anfordern sollten: Übersicht mit 11 Szenarien – anfordern oder darauf verzichten

Bei einer konkreten Bestellung hängt die Liste der anzufordernden Dokumente davon ab, was sich im Behälter befindet und wer es erhält. Die folgende Übersicht mit 11 Szenarien – anfordern oder darauf verzichten behandelt 11 Situationen, denen Käufer kosmetischer Mittel in der Praxis begegnen. Jede Situation wird dem oben beschriebenen Zweig für Großgebinde oder dem für den Einzelhandel zugeordnet, statt nach Produktkategorie sortiert zu werden.

Auf den fiktiven Auftrag bezogen treffen für Lumen Botanica nur drei Zeilen zu: Zeile 1 für die 200 kg Mischung, Zeile 2 für die 25 kg-Fässer, die zwischen zwei Standorten transportiert werden, und Zeile 3 für das einzelhandelsgerecht etikettierte Serum. Hier bedeutet die Ausnahme für den Einzelhandel gemäß Absatz (b)(6)(viii), dass die ehrliche Antwort lautet: Ein Sicherheitsdatenblatt ist nicht erforderlich. Die übrigen 8 Zeilen sind für diesen Käufer irrelevant – genau deshalb wird nach Behälter und nicht nach Produktkategorie sortiert.

Zeile 5 verdient einen eigenen Satz, denn die Antwort hat tatsächlich zwei Seiten. 49 CFR 172.200(a) knüpft die Pflicht zu Beförderungspapieren an gefährliches Material, nicht an ein Kosmetikprodukt als solches. Nach 172.602(b)(3) sind Beförderungspapiere, ein anderes Dokument mit den grundlegenden Angaben und dem technischen Namen oder ein Verweis auf das Emergency Response Guidebook zulässig. Daher schreibt keine Transportvorschrift ein Sicherheitsdatenblatt für ein korrekt als nicht gefährlich eingestuftes Kosmetikprodukt vor. Einzelne Frachtführer stellen jedoch eigene Bedingungen: In den IATA Dangerous Goods Regulations ist mindestens eine Betreibervariante dokumentiert, nach der eine Fluggesellschaft für die meisten Gefahrgutsendungen ein Sicherheitsdatenblatt auf Englisch verlangt. Prüfen Sie die Betreibervariante, statt eine der beiden Antworten vorauszusetzen. Frachtführer, die ein Sicherheitsdatenblatt verlangen, tun dies aus kaufmännischen Gründen; die Sicherheits- und regulatorischen Anforderungen an die Sendung ergeben sich aus der Einstufung.

Welche Rolle das technische Datenblatt spielt: Ein Dokument mit drei Handelsbezeichnungen

Das technische Datenblatt ist dem Zertifikat in genau einer Hinsicht überlegen: Es sagt Ihnen, wie das Material beschaffen sein soll. Ein drittes gleichrangiges Dokument ist es nicht. TDS, Produktspezifikation und Verkaufsspezifikation sind drei Handelsbezeichnungen für dasselbe Dokument. Manche Lieferanten kürzen die erste Bezeichnung zu einem Wort ab – Datasheet –, ohne den Inhalt zu ändern.

Ein Zertifikat wird anhand der Spezifikation definiert. Das bedeutet, dass sich ein COA ohne Spezifikation nicht interpretieren lässt. Die von der taiwanesischen Food and Drug Administration wiedergegebene Klausel aus ISO 22716 macht die Anerkennung eines Lieferantenzertifikats von nachgewiesener Lieferantenkompetenz, vereinbarten Prüfverfahren und einem Audit abhängig.

Sowohl die Leitlinien einer staatlichen Agentur für Exportförderung als auch praktizierende Sicherheitsbewerter beschreiben denselben Zusammenhang: Eine Spezifikation basiert auf der tatsächlichen Analyse von mindestens drei Chargen und listet jede Prüfung mit einem zulässigen Bereich auf. Das Zertifikat führt dieselben Prüfungen mit den tatsächlichen Ergebnissen einer Charge auf. Der spezifizierte Wassergehalt beträgt 1–2 Prozent; diese Charge ergab einen Messwert von 1.4 Prozent. Anders gesagt: Die Spezifikation ist der Maßstab, das Zertifikat der Messwert.

Technische Leistungsdaten und Werbeaussagen zur Produktleistung gehören ins TDS, nicht ins Zertifikat. Wer deshalb ein technisches Datenblatt anstelle eines COA akzeptiert, verzichtet stillschweigend auf den einzigen chargenbezogenen Nachweis in der Transaktion. Und wenn Lieferanten nur eines der beiden Dokumente senden, heißt das nicht unbedingt, dass sie sich querstellen; viele haben schlicht nur eines davon vorbereitet. TDS und COA müssen gemeinsam gelesen werden oder gar nicht.

Einschränkung. Verschieden benannte Datenblätter können mitunter denselben regulatorischen Zweck erfüllen. Beispielsweise erlauben die britischen Leitlinien zu Detergenzien, vorgeschriebene Inhaltsstoffangaben über ein technisches Datenblatt, ein Sicherheitsdatenblatt oder ein ähnliches Verfahren bereitzustellen. Nur die eng gefasste Aussage ist haltbar: Eine allgemeine Produktspezifikation ersetzt kein chargenspezifisches Zertifikat.

Wo diese Dokumente eingehen: EU-Produktinformationsdatei und MoCRA-Meldungen in den Vereinigten Staaten

Keines der beiden Dokumente wird in einer der beiden Rechtsordnungen bei einer Aufsichtsbehörde eingereicht. Das ist die wichtigste Information zur regulatorischen Compliance in diesem Bereich. In Europa muss eine Produktinformationsdatei verfügbar gehalten werden; in den Vereinigten Staaten sind die Registrierung der Betriebsstätte und die Einreichung von Produktlistungen vorgeschrieben. Einreichung und Aufbewahrung sind unterschiedliche Pflichten. Sie zu verwechseln, ist der häufigste Fehler in puncto Sicherheit und Compliance bei der ersten Einreichung.

Ein direkter Vergleich der geltenden Bestimmungen zeigt etwas, das in keiner der Wettbewerberinformationen steht: Beide Regelwerke schreiben Daten vor und nennen kein Dokument.

Artikel 11 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 führt fünf Bestandteile der Produktinformationsdatei auf: eine Beschreibung des Produkts, den Sicherheitsbericht für das kosmetische Mittel, eine Beschreibung der Herstellungsmethode mit einer Erklärung zur Einhaltung der guten Herstellungspraxis, den Nachweis der behaupteten Wirkung, sofern gerechtfertigt, und Daten zu Tierversuchen. Artikel 11 Absatz 1 legt die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre ab dem Datum fest, an dem die letzte Charge in Verkehr gebracht wurde. Die Sicherheitsberichtsstruktur in Anhang I umfasst 14 Abschnitte zu qualitativer und quantitativer Zusammensetzung, physikalischen und chemischen Eigenschaften und Stabilität, mikrobiologischen Spezifikationen, Verunreinigungen und Reinheit des Verpackungsmaterials, Exposition, toxikologischem Profil samt Sicherheitsmarge sowie Qualifikationen der bewertenden Person. Toxizitätsdaten sind detailliert vorgeschrieben; ein Analysezertifikat ist in keiner der beiden Listen aufgeführt.

In den Vereinigten Staaten regelt 21 U.S.C. § 364c, welche Angaben eingereicht werden. Die Registrierungsangaben nach § 364c(b)(2) umfassen Name und Anschrift der Betriebsstätte, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, eine Vertretung in den Vereinigten Staaten für eine ausländische Betriebsstätte, die Registrierungsnummer der Betriebsstätte, sämtliche dort verwendeten Markennamen sowie die Produktkategorie und die verantwortliche Person. Für die Produktlistung sind nach § 364c(c)(4)(A) die Registrierungsnummer der Betriebsstätte, Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Person, der auf dem Etikett angegebene Produktname, die Kosmetikkategorie, die Inhaltsstoffliste gemäß 21 CFR 701.3 sowie die Produktlistungsnummer erforderlich. Abschnitt 364d regelt gesondert die Aufzeichnungen zur Sicherheitsbewertung, die aufbewahrt und nicht eingereicht werden müssen. Keine der beiden Aufzählungen enthält ein Analysezertifikat oder ein Sicherheitsdatenblatt.

Zwei Details in § 364c ersparen Marken mit Auftragsfertigung erheblichen Aufwand. Nach § 364c(a)(3) registriert sich eine Betriebsstätte, die kosmetische Mittel für mehrere verantwortliche Personen herstellt oder verarbeitet, einmal und nicht einmal pro Marke. Nach § 364c(e) werden die gemäß (b)(2)(D) eingereichten Markennamen und die in Produktlistungen angegebenen Registrierungsnummern der Betriebsstätten nicht öffentlich bekannt gemacht.

Die einzige Stelle in einem der beiden Regelwerke, an der je eine Überschrift mit dieser Bezeichnung veröffentlicht wurde, ist Anhang 6 der SCCS Notes of Guidance, 12. Überarbeitung (SCCS/1647/22, angenommen am 15. Mai 2023, mit Berichtigungen vom 26. Oktober und 21. Dezember 2023). Die Überschrift ist in jeder Inhaltsübersicht, die sie wiedergibt, so formuliert. Dabei handelt es sich um unverbindliche wissenschaftliche Leitlinien für Sicherheitsbewerter und nicht um Vorgaben für Lieferverträge. Eine Empfehlung in Leitlinien und eine gesetzliche Pflicht sind unterschiedliche Sachverhalte. Ihre Verwechslung führte dazu, dass die Behauptung „Das EU-Recht schreibt für jeden Inhaltsstoff ein COA vor“ überhaupt in den Suchergebnissen auftauchte. Die Verordnung schreibt Daten vor: Zusammensetzung mit chemischer Identität, physikalisch-chemische Eigenschaften, mikrobiologische Spezifikation und Reinheit. Zertifikate sind eine gängige Möglichkeit, einige dieser Angaben zu dokumentieren.

Eine parallele Pflicht auf der Verpackung sollten Sie davon getrennt betrachten: Kennzeichnungsvorschriften für kosmetische Mittel regeln, was Verbraucher lesen; diese Einreichungen regeln, welche Unterlagen eine Behörde anfordern kann. Auf Anfrage offengelegte Dokumente sind keine Dokumente, die auf einen Umkarton gedruckt werden.

So prüfen Sie ein COA, das Sie erhalten haben

Bei der Prüfung von Zertifikaten treten vor allem zwei Fehlerarten auf, und bei keiner davon geht es um Chemie. Da keines der beiden Dokumente bei einer Aufsichtsbehörde eingereicht wird, muss die prüfende Person das Dokument mit der gelieferten Ware abgleichen. Am häufigsten stimmt die Chargennummer nicht überein: Das vorliegende Zertifikat gehört zu einer anderen Charge als der im Lager. Danach folgt, dass Ergebnisse ungeprüft übernommen werden, ohne sie mit der eigenen Spezifikation abzugleichen. Beides bleibt unbemerkt, wenn nur geprüft wird, ob überhaupt ein Dokument vorliegt.

Bei der Lieferantenprüfung und -validierung hat sich ein festes Vorgehen etabliert, kurz „erst prüfen, dann vertrauen“. Genehmigen Sie den Lieferanten, validieren Sie die ersten 3 aufeinanderfolgenden Chargen anhand jedes Merkmals innerhalb einer dokumentierten Toleranz – bei Material mit höherem Risiko 5 Chargen – und überwachen Sie anschließend durch Stichprobenprüfungen von 1 Charge von 5 bis 1 von 10. Die taiwanesische Food and Drug Administration erlaubt in ihrer Umsetzung des ISO-22716-Regelwerks die Annahme eines Analysezertifikats des Lieferanten nur dann, wenn die Kompetenz des Lieferanten, vereinbarte Prüfmethoden sowie geeignete Inspektionen und Audits sichergestellt sind. Ein genehmigtes Entwicklungsmuster ersetzt niemals die chargenbezogene Freigabe. Diese Unterscheidung gehört auch zum Thema Qualitätskontrolle in der Herstellung.

Farbzusatzstoffe sind die eine echte Ausnahme. Für jedes Produkt mit einem zertifizierbaren Farbzusatzstoff gibt es eine kostenlose, öffentlich zugängliche, staatlich bereitgestellte Prüfmöglichkeit, die nicht vom Lieferanten abhängt. Die FDA schreibt: „Wenn wir feststellen, dass das Muster diese Anforderungen erfüllt, stellt die FDA ein Zertifikat für die Charge aus. Das Zertifikat nennt den Farbzusatzstoff, das Chargengewicht, die Verwendungszwecke, für die der Farbzusatzstoff zertifiziert ist, Name und Anschrift des Eigentümers sowie weitere erforderliche Angaben.“ Der Charge wird gemäß 21 CFR 80.31 eine eindeutige Chargennummer zugewiesen. Zertifizierbare Farbstoffe sind in 21 CFR Parts 74 und 82 aufgeführt, von der Zertifizierung ausgenommene Farbstoffe in Part 73 und Zertifizierungsverfahren in Part 80.

Daraus ergeben sich drei Schritte. Prüfen Sie erstens das Etikett: Ein zertifizierter Farbzusatzstoff muss gemäß 21 CFR 70.25 mit dem im CFR angegebenen Namen des Farbzusatzstoffs, den allgemeinen Verwendungsbeschränkungen, allen weiteren Einschränkungen oder Toleranzen sowie der FDA-Zertifizierungschargennummer gekennzeichnet sein. Gleichen Sie zweitens den Lieferanten mit der von der FDA veröffentlichten Liste der Unternehmen ab, die in den letzten zwei Jahren eine Farbzusatzstoff-Zertifizierung beantragt haben. Machen Sie sich drittens die möglichen Folgen bewusst: Wird eine nicht zertifizierte Form eines zertifizierungspflichtigen Farbzusatzstoffs verwendet, gilt das FDA-regulierte Produkt als verfälscht. Verstöße gegen die Vorschriften für Farbzusatzstoffe sind ein häufiger Grund für die Zurückweisung von Importen.

Für Lumen Botanica umfasst der Prüfplan drei Punkte. Prüfen Sie jedes Merkmal bei den ersten 3 Chargen anhand der vereinbarten Spezifikation. Behandeln Sie Ergebnisse aus beschleunigten Stabilitätsprüfungen – zum Beispiel 3 Monate bei 40 °C – als Spezifikationsnachweis und nicht als Chargennachweis. Führen Sie anschließend während der folgenden 12 Monate Stichprobenprüfungen an 1 Charge von 5 durch. Die Zahlen dienen der Veranschaulichung; übertragbar ist die Struktur des Plans.

Vier datierte Entwicklungen, die die Kosmetikdokumentation 2026 verändern

Für alle, die in diesem Jahr eine Dokumentationsrichtlinie erstellen, sind vier datierte Entwicklungen wichtiger als jede Marktprognose. Am unmittelbarsten betreffen diese Entwicklungen die oben beschriebenen Prüfschritte der Dokumentationsrichtlinie. Jede davon ist bereits eingetreten oder mit einem festen Datum verbunden und verändert in den kommenden Quartalen, welche Unterlagen Käufer von einem Hersteller oder Lieferanten akzeptieren sollten.

15. Januar 2026: OSHA verlängerte die Fristen zur Einhaltung der Gefahrstoffkommunikationsvorschriften. Die Frist für die Stoffbewertung durch Chemikalienhersteller und Importeure wurde vom 19. Januar 2026 auf 19. Mai 2026 verschoben. OSHA verschob alle übrigen Fristen um vier Monate. Bis dahin dürfen die Beteiligten die vorherige Norm, die aktualisierte Norm oder beide einhalten. Die ursprünglich für den 20. Juli 2026 angesetzten Schulungsfristen verschieben sich durch die viermonatige Verlängerung von OSHA auf den 20. November 2026. Die Folgen für den Einkauf treten sofort ein und sind nicht intuitiv: Ein vor dem 19. Mai 2026 erhaltenes Sicherheitsdatenblatt kann rechtmäßig in einem der beiden Formate vorliegen. Ein Formatwechsel zwischen zwei Chargen desselben Lieferanten ist daher für sich genommen kein Hinweis auf ein Qualitätsproblem beim Lieferanten. Der Rat, Käufer sollten uneinheitliche Formate als Warnsignal betrachten, ist für den aktuellen Zeitraum falsch.

31. Juli 2026: Die Frist für das Inverkehrbringen von Produkten mit Duftstoffallergenen in der EU ist abgelaufen. Verordnung (EU) 2023/1545 verlangt die individuelle Kennzeichnung zusätzlicher Duftstoffallergene oberhalb von 0.001 % in Leave-on-Produkten und 0,01 % in Rinse-off-Produkten. Prä-Haptene und Pro-Haptene werden dabei gleichbehandelt. Nicht konforme Produkte durften bis zum 31. Juli 2026 auf dem Unionsmarkt in Verkehr gebracht und bis zum 31. Juli 2028 bereitgestellt werden. Ab heute ist nur noch der Abverkauf vorhandener Lagerbestände zulässig. Daher müssen Unterlagen zu eingehenden Rohstoffen den Allergengehalt bei diesen Schwellenwerten ausweisen und dürfen sich nicht auf eine allgemeine Erklärung beschränken.

11. Februar 2026: Die FDA ergänzte im Portal Cosmetics Direct Felder für den Registrierungsstatus und das Verlängerungsdatum und richtete automatische E-Mail-Erinnerungen an die Ansprechperson der Betriebsstätte, die Vertretung in den Vereinigten Staaten und weitere Kontakte ein. Die Verlängerung erfolgt alle zwei Jahre; wenn sich nichts geändert hat, ist ein verkürztes Verlängerungsverfahren möglich. Die Frist läuft ab dem Datum Ihrer Erstregistrierung und nicht ab einem einheitlichen Kalenderdatum. Das Rechenbeispiel der FDA: Eine am 20. Februar 2024 eingegangene Registrierung muss bis zum 20. Februar 2026 verlängert werden. Jeder Artikel, der ein einziges branchenweites Verlängerungsdatum nennt, ist für die meisten Betriebsstätten falsch.

Rückrufzahlen – und weshalb all das geschäftlich relevant ist. Der EU-Safety-Gate-Bericht 2025 verzeichnet 4.671 Warnmeldungen, rund 100 pro Woche. Kosmetische Mittel waren das dritte Jahr in Folge mit 36 Prozent die Kategorie mit den meisten Meldungen. Chemische Risiken waren für 53 Prozent aller Warnmeldungen verantwortlich. 77 Prozent der Warnmeldungen zu chemischen Risiken bei kosmetischen Mitteln gingen auf einen einzigen verbotenen Stoff zurück: BMHCA. Dieser führte in einem Jahr zu 1.278 Warnmeldungen, obwohl das Verbot rückwirkend galt. Die Rückwirkung entscheidet über das Risiko für eine Marke: Ein beim Kauf rechtmäßiger Lagerbestand wurde später meldepflichtig. Chargenbezogene Zertifikate ermöglichen es einer Marke, einen Rückruf auf die betroffenen Chargen zu begrenzen, statt den gesamten Bestand zurückzurufen.

Häufige Fehler: Wenn Dokumentenanfragen schiefgehen

Vier Arten von Anfragen führen vorhersehbar zu Problemen, und für jede gibt es eine konkrete Korrektur statt einer allgemeinen Warnung. Keine der vier datierten Entwicklungen oben verhindert diese Fehler, denn hier geht es um Fehler bei der Formulierung von Anfragen und nicht um regulatorische Fehler.

• Von einer Markeninhaberin oder einem Markeninhaber ein Sicherheitsdatenblatt verlangen. Markeninhaber verfügen über eine Sicherheitsdokumentation und haben keine Gefahrstoffdaten für einen Rohstoff erstellt, den sie lediglich einkaufen. Fragen Sie die Partei, die den gefährlichen Stoff hergestellt oder importiert hat.
• Eine Ablehnung durch einen Lieferanten als Ausweichen verstehen. Ein Einzelhandelsvertrieb, der seinem vorgelagerten Lieferanten mitgeteilt hat, nicht an gewerbliche Kunden zu verkaufen, ist rechtmäßig von der Pflicht befreit. Erklären Sie schriftlich, dass Sie gewerblicher Kunde sind; dadurch gilt die Pflicht wieder.
• Ein COA als Nachweis der Rechtskonformität behandeln. Zertifikate geben gemessene Ergebnisse im Vergleich zu vereinbarten Grenzwerten an. Sie sagen nichts über den Nachweis der Produktsicherheit, die Einstufung oder die Frage aus, ob das Produkt in Ihrem Zielmarkt verkauft werden darf.
• Ein Zertifikat ohne zugrunde liegende Spezifikation akzeptieren. Zahlen ohne Grenzwerte lassen sich nicht beurteilen, und die internen Grenzwerte eines Lieferanten können weiter gefasst sein als Ihre.

Ein Dokument anzufordern, auf das Sie keinen Anspruch haben, ist nicht automatisch ein Fehler. In der Vorbemerkung zum Regelsetzungsverfahren von 1994 hält OSHA selbst fest, dass die Behörde „niemandem untersagen kann, Sicherheitsdatenblätter für Produkte bereitzustellen, die nicht unter die Regel fallen. Tatsächlich ist es oft nützlich zu wissen, dass von einem Produkt keine Gefahr ausgeht.“ Ein freiwillig bereitgestelltes Sicherheitsdatenblatt ist eine legitime Möglichkeit, und die Anforderung ist angemessen, sofern Sie wissen, dass Sie eine geschäftliche Anfrage stellen und sich nicht auf eine gesetzliche Pflicht berufen.

Häufig gestellte Fragen

Was dieser Artikel nicht behandelt. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Er behandelt weder Kombinationsprodukte aus Arzneimitteln und kosmetischen Mitteln noch Sonnenschutzmittel, die in den Vereinigten Staaten als Arzneimittel reguliert werden, nationale Sprachanforderungen für Sicherheitsdatenblätter innerhalb der Europäischen Union, die Abweichungen zwischen REACH des Vereinigten Königreichs und GB CLP nach dem Brexit oder die IFRA-Zertifizierung von Duftstoffmaterialien. Fragen zu bestimmten Rechtsordnungen sollten Sie mit einer qualifizierten regulatorischen Fachberatung oder einer Sicherheitsbewerterin beziehungsweise einem Sicherheitsbewerter klären.

Referenzen und Quellen

• 29 CFR § 1910.1200, Gefahrenkommunikation (Cornell Legal Information Institute)
• 29 CFR § 1910.1200, aktueller Wortlaut (eCFR)
• OSHA-Auslegungsschreiben, 27. November 1995, Umverpackung von Toilettenartikeln in Großgebinden
• OSHA, Präambel zur endgültigen Regelung zur Gefahrenkommunikation, 9. Februar 1994, 59 FR 6126
• OSHA, Regelungsverfahren zur Gefahrenkommunikation, Verlängerung der Frist für die Einhaltung
• OSHA, Entstehungsgeschichte der Regelung zur Gefahrenkommunikation
• Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH), Artikel 31, Anforderungen an Sicherheitsdatenblätter
• Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH), Artikel 2, Anwendungsbereich
• Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 über kosmetische Mittel
• Verordnung (EG) Nr. 1223/2009, Anhang I, Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel
• Verordnung (EU) 2023/1545, Kennzeichnung von Duftstoffallergenen
• 21 U.S.C. § 364c, Registrierung und Produktlistung
• 21 U.S.C. § 364d, Beleg der Produktsicherheit
• FDA, Registrierung und Produktlistung von Einrichtungen und Produkten für kosmetische Mittel
• FDA, Farbzulassung, häufig gestellte Fragen
• FDA, Farbstoffe in Lebensmitteln, Chargenzertifizierung
• FDA, Prüfung kosmetischer Mittel
• 49 CFR § 172.200, Anwendungsbereich der Anforderungen an Beförderungspapiere
• SCCS-Leitlinien, 12. überarbeitete Fassung (SCCS/1647/22)
• Bericht zu Safety Gate 2025, Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union
• Health Canada, Gute Herstellungspraxis für kosmetische Mittel
• Taiwan FDA, Anforderungen der ISO 22716 zur guten Herstellungspraxis für kosmetische Mittel
• Lieferantenprüfung von Analysezertifikaten, Referenz zum Qualitätsmanagement
• Geraldine Garrs CChem, Unterlagen von Lieferanten für die Sicherheitsbewertung kosmetischer Mittel
• Cosmetics Business, Wann SDS- und IFRA-Unterlagen erforderlich sind (verfasst von einer Beratung, die Dienstleistungen zur Erstellung von Sicherheitsdatenblättern anbietet)