Kosmetikproduktentwicklung: Was Sie tatsächlich kaufen

Aktualisiert September 2026

Zwei Lieferanten erhalten dasselbe Briefing zur Kosmetikproduktentwicklung. Einer legt ein Angebot vor, dessen Preis großzügig kalkuliert und dessen Zeitplan knapp bemessen wirkt. Das andere ist dreimal so teuer und dauert zwei Monate länger. Keines der Angebote ist unredlich. Die Lieferanten haben unterschiedliche Leistungen kalkuliert, weil aus der Anfrage nicht hervorging, welche Arbeiten angeboten werden sollten.

Darum geht es in diesem Artikel. Jedes dieser Arbeitspakete hat eine andere ausführende Stelle und ein anderes Abschlussdokument. Die veröffentlichten Phasenmodelle, die den Ablauf beschreiben sollen, stimmen nicht überein – und ein Herausgeber widerspricht sogar sich selbst. Käufer müssen den Leistungsumfang deshalb erst nach Eingang der Rechnung rekonstruieren, statt ihn vorab festzulegen.

Was die Kosmetikproduktentwicklung umfasst – und wo sie endet

Kosmetikproduktentwicklung umfasst alles zwischen einem freigegebenen Produktkonzept und einem reproduzierbaren Produktionsprozess: Formulierung, sensorische und leistungsbezogene Bewertung, Stabilität, Verpackungskompatibilität, Sicherheits- und Regulierungsprüfung, Druckvorlagen, Scale-up und Freigabe. Sie endet dort, wo die Routineherstellung beginnt. Ihre äußeren Grenzen ergeben sich vor allem aus dem Vertrag und nicht aus einer einzelnen regulatorischen Definition.

Das Produktkonzept festzulegen, ist der erste Schritt und Sache der Marke: Kategorie, Bereich der Werbeaussagen, Bedürfnisse der Zielgruppe, Verpackungsform, Einstandskosten und Markt. Die Formulierung beginnt erst, wenn das Konzept weit genug feststeht, um es daran zu prüfen. Beides zu vermischen, ist eine der kostspieligsten Gewohnheiten in der Branche: Eine Konzeptänderung setzt bereits freigegebene Laborarbeit erneut in Gang. Behandeln Sie das Briefing als strategisches Dokument und nicht als Einkaufsliste: Hier wird aus einer Idee für ein neues kosmetisches Mittel eine Reihe prüfbarer Anforderungen.

Die rechtliche Grenze überrascht viele Erstanwender. In den USA heißt es auf der FDA-Seite zu Produktprüfungen für kosmetische Mittel ausdrücklich, die Behörde „ist rechtlich nicht befugt, kosmetische Mittel und Inhaltsstoffe (mit Ausnahme von Farbstoffen) vor ihrer Markteinführung zuzulassen“. Im Informationsblatt der FDA für Kleinunternehmen und Anbieter selbst hergestellter Kosmetik steht außerdem: „Die FDA verlangt keine bestimmten Prüfungen, um die Sicherheit einzelner kosmetischer Mittel oder Inhaltsstoffe nachzuweisen.“ Das Gesetz verlangt, dass der Hersteller, Verpacker oder Vertreiber, dessen Name auf dem Etikett steht, „für einen hinreichenden Sicherheitsnachweis sorgt“ und die entsprechenden Belege aufbewahrt. Nach dem Modernization of Cosmetics Regulation Act gelten zwei getrennte Pflichten: Hersteller und Verarbeiter müssen ihre Betriebsstätten bei der FDA registrieren und die Registrierung alle zwei Jahre erneuern. Eine verantwortliche Person muss dagegen jedes vermarktete Produkt einschließlich seiner Inhaltsstoffe listen und diese Produktlistung jährlich aktualisieren. Die Registrierung der Betriebsstätte und die Produktlistung sind unterschiedliche Pflichten mit unterschiedlichen Fristen und oft unterschiedlichen Verantwortlichen – ein Unterschied, den kaum eine Lieferantenseite erläutert.

In der Europäischen Union ist die Regelung anders aufgebaut. Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 setzt auf Marktüberwachung statt auf eine Zulassung vor dem Inverkehrbringen. Chris Flower und Emma Meredith vom britischen Branchenverband CTPA schrieben 2017 in einem Artikel für Cosmetics & Toiletries, der zuletzt 2022 überarbeitet wurde: „Die volle Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften und die Sicherheit des Produkts liegt bei der verantwortlichen Person.“ Es muss weder eine Genehmigung eingeholt noch eine Unterlage zur Zulassung eingereicht werden. Stattdessen muss eine benannte Stelle die Nachweise auf Anfrage vorlegen können.

Die neun Arbeitspakete eines Entwicklungsprogramms

Ein Entwicklungsprogramm besteht aus neun Arbeitspaketen: Briefingaufnahme, Formulierung, sensorische und leistungsbezogene Bewertung, Stabilität, Verpackungskompatibilität, Sicherheits- und Regulierungsprüfung, Verpackung und Druckvorlagen, Scale-up sowie Produktionsfreigabe. Für jedes Paket gibt es eine ausführende Stelle, ein Ergebnisdokument und eine Schnittstelle, an der die Verantwortung an jemand anderen übergeht. Nur für eines der neun Pakete ist das Ergebnis gesetzlich benannt: die Sicherheitsbewertung, die nach Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 vor einer Markteinführung in der EU als Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel vorliegen muss. Einige der übrigen acht Arbeitspakete fließen ebenfalls in diese Unterlage ein und liegen nicht außerhalb der gesetzlichen Anforderungen: Anhang I schreibt Stabilitätsdaten und Informationen zu Verpackungsmaterialien als Bestandteile des Sicherheitsberichts vor. Die übrigen Pakete werden vertraglich festgelegt. Deshalb können sie in einem Angebot unerwähnt bleiben, ohne dass es jemand bemerkt – bis die Unterlagen zusammengestellt werden müssen.

Leistungsübersicht für die neun Entwicklungspakete

Eine Leistungsübersicht führt für jedes Paket die ausführende Stelle, das Ergebnisdokument und die ausdrücklich ausgeschlossene Leistung auf. So lässt sich ein Angebot Zeile für Zeile prüfen, statt nur eine Gesamtsumme zu betrachten.

Bei Arbeitspaket 7 verlieren die meisten ersten Entwicklungsprogramme Zeit. Die Druckvorlage enthält die Inhaltsstoffdeklaration, die sich mit jeder Änderung der Rezeptur ändert. Deshalb gehören die Kennzeichnungsvorschriften für kosmetische Mittel Ihrer Zielmärkte ins Briefing und nicht in die Woche vor dem Druck.

Ein fiktiver Fall zieht sich durch den Rest des Leitfadens, damit Sie die Rechnung nachvollziehen können, statt sie einfach glauben zu müssen. Beim Serum-Launch-Beispiel geht es um ein Gesichtsserum, dessen Verkaufsstart in 20 Wochen ansteht. Geplant sind 12 Wochen für Stabilität und Kompatibilität sowie ein 6-wöchiger Konservierungsbelastungstest, der innerhalb dieses Zeitraums läuft. Die Druckvorlage kann erst in den Druck gehen, wenn die Inhaltsstoffdeklaration endgültig feststeht. Die Zahlen dienen der Veranschaulichung; die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitsschritten sind real.

Warum veröffentlichte Phasenmodelle voneinander abweichen: vier Schritte, sieben Phasen oder neun Arbeitspakete

Veröffentlichte Phasenmodelle weichen voneinander ab, weil keine Normungsorganisation sie definiert. ISO 22716, die einzige internationale Norm für den Betrieb kosmetischer Unternehmen, nimmt Forschung und Entwicklung aus ihrem Geltungsbereich aus. Es gibt daher keine normative Anzahl, auf die man sich berufen könnte. Veröffentlichte Modelle umfassen vier bis zehn Schritte, und das Unternehmen hinter der bekanntesten Methodik beschreibt sein eigenes Verfahren als an Kontext und Risiko angepasst. Jede veröffentlichte Anzahl spiegelt die Zielgruppe des Herausgebers wider, nicht eine feste Eigenschaft der Kosmetikproduktentwicklung.

Vergleich veröffentlichter Phasenmodelle

Ein Vergleich stellt veröffentlichte Modelle mit ihren jeweiligen Schrittzahlen nebeneinander und zeigt, welche Arbeiten zusammengefasst oder ausgelassen werden.

Lesen Sie die vierte Zeile noch einmal: Sie beantwortet die Frage. Designorate veröffentlicht nicht einfach sechs Phasen, sondern schreibt, dass sich ihre Anzahl an das Ziel der ausführenden Stelle anpassen lässt. Wenn die Herausgeber der Modelle selbst sagen, dass die Anzahl veränderbar ist, gibt es auf die Frage „Wie viele Phasen sollte mein Projekt haben?“ keine Antwort. Hilfreicher ist eine Liste: Welche Arbeiten sind im Preis enthalten, und wer führt sie jeweils aus?

Der blinde Fleck beim Leistungsumfang: nicht ausgewiesene Arbeiten

Der blinde Fleck beim Leistungsumfang sind nicht kalkulierte Arbeiten, die bei der Marke landen, weil kein Dokument eine verantwortliche Stelle dafür benennt. Dazu gehören Korrekturen von Druckvorlagen, Inhaltsstoffdeklarationen, der Wortlaut von Werbeaussagen, Rückstellmuster und Änderungswünsche nach der Freigabe. Die Arbeiten werden trotzdem erledigt und bezahlt – meist mit der Arbeitszeit des Käufers.

Drei veröffentlichte Quellen weisen aus unterschiedlichen Richtungen auf denselben Mechanismus hin. Keine davon stammt von einer Aufsichtsbehörde; die Belege sind daher schwächer als in den vorangegangenen Abschnitten. Wir beschreiben nur, was in den Quellen steht. Ein Anbieter von Software für die Produktentwicklung führt in seinen veröffentlichten Hinweisen zum Verfassen eines Briefings fehlende Angaben dazu, wer Prüfungen durchführt und bezahlt, als einen der häufigen Briefingfehler auf. Ein Praxisbeitrag zu den Rechten an einer Rezeptur eines Prüflabors für Kosmetika beschreibt, was passieren kann, wenn ein Hersteller eine Rezeptur überarbeitet und die dafür aufgewendeten Entwicklungsstunden nicht separat abgerechnet wurden: Der Hersteller kann Gründe haben, die überarbeitete Rezeptur und das Verfahren zu behalten. Ein Leitfaden einer Formulierer-Community nennt die wirtschaftliche Folge unmissverständlich: Wenn Sie Ihre Rezeptur weder kennen noch besitzen, wird ein Wechsel des Herstellers nahezu unmöglich.

Vier Fragen, mit denen Sie nicht ausgewiesene Arbeiten aufdecken

• ✔Wer führt die einzelnen Prüfungen durch, und wer bezahlt, wenn eine Prüfung fehlschlägt und wiederholt werden muss?
• ✔Wenn der Hersteller die Rezeptur überarbeitet: Wurden die Laborstunden als separate Position abgerechnet? Falls nicht, wem gehört die überarbeitete Rezeptur?
• ✔Wie viele Korrekturrunden für Druckvorlagen sind enthalten, und was passiert bei der vierten?
• ✔Welches der neun Arbeitspakete ist mit null angesetzt, weil alle davon ausgehen, dass es kostenlos ist?

Unberechnete Laborarbeit ist der verlässlichste der vier blinden Flecken. Im Angebot wirkt sie wie ein Rabatt. Zwei Jahre später ist sie eine Frage der Rechte, wenn ein zweiter Lieferant nach der Rezeptur fragt, von der Sie dachten, Sie hätten sie gekauft.

Wer macht was: Marke, Entwickler, Kosmetikchemiker, Hersteller und Labor

Ein Produktentwickler koordiniert den Umfang, die Kosten und den Zeitplan des gesamten Programms. Der Kosmetikchemiker entwickelt die Rezeptur im Labor. Bei einem kleinen Lieferanten kann eine Person beide Aufgaben übernehmen. Diese Zusammenlegung verändert, wer für eine Wiederholung verantwortlich ist, nicht aber die für die Arbeit erforderliche Fachkompetenz.

Hinter den Berufsbezeichnungen stehen drei verschiedene Geschäftsmodelle, die ein Leitfaden einer Formulierer-Community klar voneinander abgrenzt. Ein unabhängiger Formulierer entwickelt eine individuelle Rezeptur, die am Ende üblicherweise Ihnen gehört. Ein Auftragshersteller kann Entwicklung und Produktion übernehmen und Laborkosten mitunter reduzieren, wenn Sie sich zu einem bestimmten Produktionsvolumen verpflichten. In diesem Fall gehört die Rezeptur möglicherweise nicht Ihnen. Private-Label-Lieferanten passen eine bestehende Rezepturbasis an und versehen sie mit einer Kennzeichnung. Das Produkt sieht dann wie Ihres aus, sein Inhalt ist aber möglicherweise nicht exklusiv für Sie. Die verschiedenen Modelle werden später im Leitfaden erläutert. Hier geht es um einen engeren Punkt: Es handelt sich um verschiedene Vertragspartner und nicht um unterschiedliche technische Kompetenz. Die Zusammenarbeit über diese Grenzen hinweg ist zunächst eine Vertragsfrage und erst danach eine Frage der Beziehung.

Die Verantwortung für das fertige Produkt ist eine weitere, separate Ebene. Die verantwortliche Person ist eine Funktion, die nach Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 für jedes Produkt auf dem EU-Markt vorgesehen sein muss. Die Verordnung legt jedoch nicht fest, welches Unternehmen diese Funktion übernimmt. In Cosmetics & Toiletries zieht Beraterin Theresa Callaghan die Grenze anhand der Unternehmensgröße und nicht anhand des Geschäftsmodells:

„Große multinationale Unternehmen übernehmen die Rolle der verantwortlichen Person (RP) selbst, da sie in der Regel alle erforderlichen Fachkenntnisse im eigenen Unternehmen vereinen.“

Callaghan ergänzt, dass Private-Label- und Einzelhandelsmarken diese Funktion häufiger auslagern müssen. Genau hier beginnen die Schwierigkeiten. Für kleinere Marken ergeben sich zwei praktische Folgen. Die Stelle, die für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist, ist oft nicht die Stelle, die das Produkt hergestellt hat. Deshalb müssen Nachweise zwischen Unternehmen weitergegeben werden, und jemand muss den Zeitplan dafür verantworten. Die Kosten einer Wiederholung trägt die Partei, der sie der Vertrag zuweist: Wird eine Charge nicht freigegeben und wurden die Akzeptanzkriterien nie schriftlich festgelegt, geht es bei der Auseinandersetzung ums Geld und nicht um Chemie.

Wie sich das Entwicklungsprogramm bei Hautpflege, Haarpflege und Körperpflege unterscheidet

Die Kategorie entscheidet darüber, welche Pakete umfangreicher werden, denn die chemischen Eigenschaften unterscheiden sich. Hautpflegeemulsionen, Haarpflegesysteme und Körperpflegeprodukte in Großgebinden können auf unterschiedliche Weise versagen. Ein Stabilitätsprotokoll, das für eine Kategorie erstellt wurde, überwacht bei einer anderen möglicherweise die falschen Eigenschaften. Hautpflege, Haarpflege und Körperpflege sind drei technische Herausforderungen unter einem Kategorienamen. Die Bandbreite der Körperpflege ist hier kein Marketingbegriff, sondern ein Planungsfaktor.

Die dokumentarischen Belege dafür finden sich in zwei Patentfamilien. Bei der Hautpflege liegt der Schwerpunkt der Formulierung in der Emulsion selbst. Ein erteiltes US-Patent für eine Hautpflege-Emulsionsbasis nennt das Verhältnis von alkanischen Texturgebern zu Lipidemulgatoren als zentrales Merkmal der Erfindung und verknüpft damit Hautgefühl und physikalische Stabilität über eine gemeinsame Variable. Das Pendant aus der Haarpflege, eine veröffentlichte Patentanmeldung, beansprucht ein weitgehend wasserfreies Pflegesystem auf Basis kationischer Tenside und Fettstoffe in Propylenglykol. Andere physikalische Chemie, andere Ausfallarten und andere Eigenschaften, die ein Prüfprotokoll überwachen muss. Fachleute beschreiben dieselbe Unterscheidung aus der Laborpraxis: Valerie George weist in Happi darauf hin, dass sich ein Reinigungsprodukt und eine Haarfarbe in ihren physikochemischen Eigenschaften, ihrer Verpackung und den bewerteten Merkmalen unterscheiden und dass permanente Haarfarbe überhaupt keine mikrobiologische Prüfung benötigt. Bei Haarprodukten zählt zuerst die Funktion, dann die Ästhetik. Das verändert, was ein Panel bewerten soll.

Vergleich der Unterschiede zwischen drei Kategorien

Ein Vergleichsüberblick stellt jedes der neun Pakete den Kategorien Hautpflege, Haarpflege und Körperpflege gegenüber. So sehen Sie als Einkäufer, welche Pakete vor der Angebotserstellung umfangreicher werden.

Die Zeilen 2 und 4 stützen sich auf die beiden Patentdokumente und die oben genannte Chemikerin. Die operativen Zeilen geben wieder, wie sich diese chemischen Unterschiede nach Einschätzung dieses Artikels auf den Zeitplan auswirken; es handelt sich dabei nicht um ein veröffentlichtes Ergebnis. Einen vertieften Einblick in den ausschließlich auf Hautpflege ausgerichteten Ablauf bietet unser Leitfaden zum Produktentwicklungsprozess für Hautpflege.

Die Nachweise zum Abschluss der einzelnen Pakete

Jedes Paket wird mit einem Dokument abgeschlossen, nicht mit einer Statusmeldung. Stabilitätsbericht, Ergebnis zur Wirksamkeit des Konservierungssystems, Dokumentationsprotokoll zu Kompatibilitätsbeobachtungen, Sicherheitsbewertung, Chargenprotokoll: fünf klar benannte Unterlagen, die Sie als Einkäufer gezielt anfordern können. Ein Programm ist erst verifiziert, wenn diese Dokumente vorliegen, nicht wenn Ihnen lediglich mitgeteilt wird, dass die Arbeit gut verlaufen sei. Ein praktikables Qualitätskriterium für ein hochwertiges Programm ist, dass alle diese Unterlagen vorhanden sind und auf Anfrage vorgelegt werden können.

Ein Dokument verdient einen eigenen Absatz, denn die internationale Normungsorganisation, die es hätte festlegen können, hat ausdrücklich erklärt, dass sie dies nicht tun wird. ISO veröffentlichte einen technischen Bericht über Stabilitätsprüfungen kosmetischer Mittel. In der Zusammenfassung heißt es:

„Angesichts der großen Vielfalt kosmetischer Produkte sowie ihrer Lagerungs- und Anwendungsbedingungen ist es nicht möglich, eine einheitliche Methode zur Bewertung der Produktstabilität festzulegen. Daher obliegt es dem Hersteller, das Stabilitätsprotokoll festzulegen und zu begründen. Es muss Prüfmethoden, Spezifikationen und die Bedingungen abdecken, unter denen die Produkte geprüft werden.“

Beachten Sie das zweite Verb: Der Hersteller muss ein Protokoll festlegen und begründen. Damit gehört auch die Begründung zu den Ergebnissen, die Sie als Einkäufer anfordern können. Das EU-Recht kommt von der anderen Seite zum selben Ergebnis: Durchführungsbeschluss 2013/674/EU der Kommission verlangt, dass die für Stabilitätsprüfungen verwendete Zusammensetzung dem tatsächlich in Verkehr gebrachten Produkt entspricht. Eine Dauer, Temperatur oder Methode schreibt er nicht vor. Fragen Sie nach dem Protokoll, seiner Begründung und einer Bestätigung, dass die geprüfte Zusammensetzung der ausgelieferten entspricht. Sicherheitsstandards in diesem Bereich formulieren Pflichten statt einer Prüfliste. Deshalb sollten Sie nach der Produktakte fragen und nicht nach einem Zertifikat.

Die Unterlagen für die Markteinführung ergänzen die technischen Dokumente. Ein Fachbeitrag einer Beratungsperson in Cosmetics Business führt die für Europa und das Vereinigte Königreich ausdrücklich genannten Unterlagen auf: Erstellung und Prüfung der Druckvorlagen, einen Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel, eine Produktinformationsdatei, die Meldung vor der Markteinführung in Europa und im Vereinigten Königreich sowie Sicherheitsdatenblätter für Exportmärkte. Die Belege für Werbeaussagen folgen innerhalb dieses Pakets einem eigenen Zeitplan. Wird eine Aussage zur Hautverträglichkeit getroffen, gehört eine dermatologische Prüfung dazu. Laut demselben Beitrag kann die Absicherung von Werbeaussagen bis zu ein paar Monate dauern. Nichts davon ist eine einmalige Angelegenheit. Callaghan und der Beitrag der CTPA beschreiben Sicherheitsakten als fortlaufend gepflegte Unterlagen. Daten zu unerwünschten Wirkungen müssen der Sicherheitsbewertung über ein vereinbartes Verfahren zugehen. Ändert sich die Rezeptur, muss bestätigt werden, dass die den Werbeaussagen zugrunde liegenden Belege weiterhin gültig sind. Stabilitätsprüfungen und Verpackungskompatibilität sind die beiden aufwendigsten Prüfpunkte des Plans. Beide werden in unserem Leitfaden zum Entwurf von Stabilitätsprotokollen und zu Prüfungen der Verpackungskompatibilität behandelt.

Im Fallbeispiel zur Serum-Markteinführung umfasst der Nachweissatz fünf Dokumente: einen Stabilitätsbericht mit festgelegtem Protokoll, zum Beispiel 12 Wochen bei 40 °C und 75 % relativer Luftfeuchtigkeit, sofern dies festgelegt und begründet wird; ein Ergebnis zur Wirksamkeit des Konservierungssystems nach 6 Wochen; ein Kompatibilitätsprotokoll, das mit der endgültigen Verpackung und nicht mit einem Ersatzprodukt erstellt wurde; die Sicherheitsbewertung; und das Chargenprotokoll mit Rückstellmustern zum Zeitpunkt der Freigabe. Fünf Dokumente, für die im Angebot fünf Verantwortliche benannt werden sollten.

Wo Entwicklungszeitpläne tatsächlich ins Stocken geraten

Zeitpläne geraten durch Abhängigkeiten zwischen den Paketen ins Stocken, nicht durch mangelnden Einsatz der Lieferanten. Veröffentlichte Quellen widersprechen sich offen darüber, wie lange Stabilitätsprüfungen laufen sollten. Der Widerspruch ist dokumentiert und wird nicht verborgen. Ermitteln Sie Ihren eigenen Termin anhand der Abhängigkeiten, statt einfach irgendeinen Einzelwert zu übernehmen, den ein Lieferant nennt.

Ein Blick auf diese Spalte zeigt, weshalb es keine verlässliche allgemeingültige Zahl gibt. Eine namentlich genannte Chemikerin erläutert den Grund, statt eine neunte Zahl hinzuzufügen:

„Stabilitätsprüfungen sind interessant, weil es kein universelles Protokoll gibt, das vorgibt, wie die Stabilität eines Produkts und seine entsprechende Haltbarkeit zu berechnen sind. Unternehmen folgen ähnlichen Protokollen, die sich jedoch in Einzelheiten unterscheiden, etwa bei den ausgewerteten Temperaturen und Zeitpunkten.“

Rechenbeispiel: eine Änderung, sechs Wochen

Kehren wir zum Fallbeispiel zur Serum-Markteinführung zurück. Der 12-wöchige Stabilitäts- und Kompatibilitätsplan beginnt mit der Herstellung der Bulkware. Die 6-wöchige Prüfung der Konservierungswirksamkeit läuft parallel dazu. Nach 5 Wochen genehmigt das Marketing eine Änderung der Duftdosierung. Die Genehmigung dauert einen Nachmittag. Berechnen Sie nun die Auswirkungen auf die Nachweise.

Die geprüfte Zusammensetzung entspricht nicht mehr der Zusammensetzung, die ausgeliefert werden soll. Da 2013/674/EU verlangt, dass beide übereinstimmen, lassen sich die über 5 Wochen gesammelten Daten nicht für die neue Rezeptur verwenden. Nach 6 Wochen wird eine neue Bulkcharge hergestellt und eine neue Frist von 12 Wochen beginnt. Der Termin für die Nachweise verschiebt sich dadurch von Woche 12 auf Woche 18. Die Prüfung der Konservierungswirksamkeit wird ab diesem Zeitpunkt wiederholt und ist etwa 6 Wochen später abgeschlossen, noch innerhalb des neuen Stabilitätszeitraums; dadurch entsteht kein zusätzlicher Zeitaufwand. Im Fallbeispiel zur Serum-Markteinführung bedeutet das eine Verschiebung um 6 Wochen aufgrund einer Entscheidung, die nur einen Nachmittag beansprucht. Der oben zitierte Fachbeitrag einer Beratungsperson nennt das zusätzliche Risiko in einem Satz: Schlägt eine Prüfung im Plan fehl, „muss der gesamte Prüfprozess wiederholt werden“. Duftstoffe sind bekanntermaßen ein Grund für zusätzliche Runden. Das ist also kein hypothetischer Fall, sondern ein gewöhnlicher Vorgang, für den im Zeitplan bereits ein Puffer vorgesehen sein sollte.

Auch die Zahl der Runden schwankt ähnlich stark. Führungskräfte aus der Auftragsherstellung beantworten dieselbe Frage in einem im Mai 2024 veröffentlichten Beauty Independent-Beitrag auf sechs verschiedene Arten. Eine Person sagt, ein gut abgestimmtes Projekt sollte nicht mehr als zwei Einreichungen erfordern. Bei innovativeren Werbeaussagen oder aufwendiger Haut- und Körperpflege könnten es bis zu drei oder vier sein. Eine andere nennt drei bis sieben Überarbeitungen als üblichen Rahmen. Eine dritte erklärt, das gemeinsame Ziel sei eine Freigabe innerhalb von ein bis drei Runden, fügt jedoch hinzu, dass die meisten Entwicklungsprojekte in der Praxis über drei Runden hinausgehen. Eine vierte sagt, eine maßgeschneiderte Rezeptur sollte idealerweise innerhalb von zwei Einreichungen perfektioniert werden, berichtet aber von einem eigenen Durchschnitt von zwei bis drei. Eine fünfte gibt an, dass das Labor 100 % seiner Projekte innerhalb von vier Runden gemäß Spezifikation formuliert und über 90 % innerhalb von drei Runden abschließt. Eine weitere Person legt offen, dass manche Projekte 27 Runden sowie zusätzlich 14 Duftvarianten durchlaufen haben. In Veröffentlichungen zur branchenübergreifenden Produktentwicklung werden eigene Richtwerte für die Dauer genannt. Sie beziehen sich jedoch auf einen anderen Umfang und sind nicht mit den obigen Angaben zur Kosmetik gleichzusetzen. Ermitteln Sie den Termin anhand der Pakete, die Sie tatsächlich beauftragt haben.

Was sich in den letzten fünf Jahren geändert hat und was das für Einkäufer bedeutet

Die Verfügbarkeit von Inhaltsstoffen ist zu einer zeitabhängigen Größe geworden und keine feste Konstante mehr. Neue Rohstoffe kommen laufend hinzu, während sich die rechtliche Liste, in die sie aufgenommen werden müssen, weiter verändert. Wer heute ein Briefing erstellt, bewegt sich bereits innerhalb eines rechtlichen Zeitplans, der sich nicht vollständig überblicken lässt. Planen Sie daher einen Prüftermin ein, statt anzunehmen, dass die heutige Inhaltsstoffliste bis zur Markteinführung unverändert bleibt.

Die Europäische Kommission veröffentlicht die zeitliche Abfolge selbst. Jeder Omnibus-Gesetzgebungsakt setzt Anpassungen an den technischen Fortschritt gemäß den CLP-Vorschriften für kosmetische Mittel um und hat einen eigenen Anwendungstermin. Neun solcher Termine sind inzwischen in der Tabelle aufgeführt: 12. Juni 2019, 1. Dezember 2019, 9. September 2021, 1. März 2022, 17. Dezember 2022, 1. Dezember 2023, 1. September 2025, 1. Mai 2026 und 1. Februar 2027. Zieht man jeweils zwei aufeinanderfolgende Termine voneinander ab, ergeben sich Abstände von etwa 5,6, 21,3, 5,7, 9,5, 11,5, 21,0, 8,0 und 9,0 Monaten. Der zweite Rechtsakt ist dabei eine Besonderheit: Ein Teil seines Geltungsbereichs wurde erst später, am 1. Mai 2020, wirksam. Die obigen Abstände berücksichtigen jeweils nur den ersten Termin jedes Rechtsakts. Neun Anwendungstermine in weniger als acht Jahren, ohne zwei gleiche Abstände. Die Dauer des aktuellen Abstands sagt deshalb nichts über den nächsten aus.

Eine Zeile verdient besondere Beachtung, wenn Sie für 2027 planen. Der neunte Omnibus-Gesetzgebungsakt gilt ab dem 1. Februar 2027. Die dazugehörige Verordnung wird von der Kommission jedoch noch als in Vorbereitung geführt. Die Frist ist gesetzlich festgelegt, bevor der endgültige Text vorliegt. In der veröffentlichten Liste sind zwölf Stoffe als mögliche Kandidaten für Maßnahmen nach Artikel 15 der Verordnung über kosmetische Mittel aufgeführt, darunter Ozon und Distickstoffoxid. Es handelt sich um Kandidaten, nicht um Verbote. Zwei weitere Termine stehen bereits fest: Die Verordnung (EU) 2026/78 gilt seit dem 1. Mai 2026, und die Verordnung (EU) 2026/909 sieht eine Frist für die Einhaltung der Vorschriften zum 1. Januar 2027 vor. Fällt Ihre Markteinführung auf einen Zeitpunkt nach einem dieser Termine, planen Sie jetzt eine konkrete Prüfung der Inhaltsstoffe ein und benennen Sie eine verantwortliche Person statt lediglich den Bereich „Regulatory“.

Leitlinien von Lieferanten haben mit diesen Entwicklungen nicht Schritt gehalten. In den Suchergebnissen zu diesem Begriff überwiegen weiterhin Stellenanzeigen und Schulungskurse gegenüber Informationen für Einkäufer. Das erklärt treffend, warum Einkäufer den Leistungsumfang immer wieder selbst festlegen müssen. Zwei Messungen, die wir am 2. September 2026 mit Keyword-Tools von Drittanbietern vorgenommen haben, betrachten den Begriff über unterschiedliche Zeiträume und kommen zu verschiedenen Ergebnissen. Deshalb sind beide aufgeführt. Über einen Zeitraum von fünf Jahren ergibt die Auswertung von DataForSEO einen Anstieg des Suchvolumens für den Begriff um 41,5 %: Im Durchschnitt gab es in den letzten zwölf Monaten 173 Suchanfragen pro Monat aus den Vereinigten Staaten, gegenüber 122 pro Monat im Zeitraum vor zwei bis drei Jahren. Grundlage sind die 59 Monate an Daten, die das Tool zurückgegeben hat. Eine zweite Auswertung für die letzten sechs Monate zeigt einen Rückgang um 21,3 %. Von Mai bis Juli 2026 gab es durchschnittlich 123 Suchanfragen pro Monat, gegenüber 157 von Februar bis April. Zusammengenommen zeigen die Zahlen: Der Suchbegriff wird häufiger verwendet als vor fünf Jahren, aber seltener als im Frühjahr. Angesichts der Zielgruppe dieser Suchergebnisse sind sie ein Hinweis auf den Suchbegriff, keine Messung der Nachfrage von Einkäufern. Unsere eigene Auswertung der Quellen, die Antwortmaschinen zu diesem Begriff anführen, ergab Verweise von nur einer der beiden untersuchten Suchmaschinen: 60 Verweise auf 50 unterschiedliche Hostnamen, wobei kein Hostname häufiger als dreimal zitiert wurde. Keine Quelle ist für diese Antwort maßgeblich. Das ist zugleich Chance und Warnsignal. Nachhaltigkeitsanforderungen entwickeln sich ähnlich: Fragen zu nachhaltiger Verpackung und Recyclinganteilen kommen schneller in Briefings an, als gemeinsame Definitionen entstehen. Der Trenddruck in der Beauty-Branche bringt neue Wirkstoffe schneller in Briefings, als die Kosmetikbranche ihre Bedeutung klärt. Ein innovativer Inhaltsstoff hilft einer Markteinführung nichts, wenn er vor dem Termin von der zulässigen Liste gestrichen wird.

Den Entwicklungsweg wählen, ohne für das Etikett zu zahlen

Bezeichnungen für Entwicklungswege beschreiben die kaufmännische Verpackung des Angebots, nicht die ausgelassenen Arbeitsschritte. Ein veröffentlichtes Praxisrahmenwerk eines Prüflabors für kosmetische Mittel stellt fünf Fälle zum Eigentum an der Rezeptur dar. Entscheidend ist dabei nie die Bezeichnung des Entwicklungswegs, sondern ob die Entwicklungsstunden gesondert bezahlt wurden.

Nach diesem Rahmenwerk gehört eine von Ihnen entwickelte und übergebene Rezeptur Ihnen. Eine von Ihnen beauftragte und bezahlte Überarbeitung sollte Ihnen ebenfalls zustehen. Eine Überarbeitung, die der Hersteller ohne Bezahlung der Arbeitsstunden vornimmt, kann hingegen beim Hersteller verbleiben. Wird eine Rezeptur nach Ihrem Briefing entwickelt, aber nie gesondert in Rechnung gestellt, bleibt sie in der Regel beim Entwickler. Sie können dann zwar die Chargen verkaufen, die Rezeptur aber nicht zu einem anderen Hersteller mitnehmen. Beim Private Label verbleiben die Rechte beim Lieferanten; Reverse Engineering ist ausgeschlossen. Die Quelle ist ein Prüflabor und keine Anwaltskanzlei. Sie bezeichnet ihre Hinweise als allgemeine Beratung und stammt aus dem Juli 2016. Nutzen Sie sie daher als Orientierung für mögliche Streitpunkte und regeln Sie die Einzelheiten in Ihrer eigenen Vereinbarung. Zwei Fälle unter derselben Bezeichnung für einen Entwicklungsweg können zu entgegengesetzten Ergebnissen beim Eigentum führen. Genau darum geht es: Wer allein nach der Bezeichnung entscheidet, klärt nicht die Frage, von der abhängt, ob später der Hersteller gewechselt werden kann. Einen Vergleich der Wege finden Sie in unserem Vergleich von Private Label und White Label. Wenn ein maßgeschneiderter Weg für Ihr Projekt die richtige Wahl ist, beschreibt unsere Seite zur ODM-Kosmetikproduktentwicklung, wie NEXO Beauty Labs diesen Leistungsumfang festlegt. Unsere Seite zur maßgeschneiderten Kosmetikformulierung stellt die darin enthaltenen Laborpakete vor.

Wann ein umfassendes kundenspezifisches Entwicklungsprogramm nicht die richtige Wahl ist

Eine kundenspezifische Entwicklung ist in drei Situationen, die in veröffentlichten Praxisleitfäden immer wieder auftauchen, ungeeignet: wenn das Zeitfenster bis zur Markteinführung kürzer ist als die Nachweiskette, wenn das Volumen die Kosten für Fertigungswerkzeuge und Formen sowie die Mindestmengen der Verpackungskomponenten nicht trägt und wenn die Kategorie außerhalb der tatsächlichen Spezialisierung des Formulierers liegt. Jeder dieser Punkte lässt sich vor der Vertragsunterzeichnung prüfen.

Beim Zeitplan gilt: Ein Mindestplan von 12 Wochen für Stabilitäts- und Kompatibilitätsprüfungen muss abgeschlossen sein, bevor die Produktnotifizierung eingereicht werden kann. Wer also in acht Wochen Ware benötigt, kauft sich mit einer kundenspezifischen Rezeptur eine Verzögerung ein. Zum Volumen merkt ein Leitfaden aus einer Formulierer-Community an, dass Private Label anfangs günstiger ist und kundenspezifische Arbeit letztlich die größte Flexibilität bietet. Diese Flexibilität zahlt sich erst bei wiederholter Produktion aus. Zur passenden Kategorie warnt derselbe Leitfaden, dass ein Chemiker mit Erfahrung bei Haarpflegeprodukten nicht automatisch weiß, wie man Haarfarbe entwickelt, dass nur wenige Formulierer auf dekorative Kosmetik spezialisiert sind und dass Formulierer, die größere Kunden gewinnen wollen, kleine Projekte häufig nachrangig behandeln. Fragen Sie vor der Vertragsunterzeichnung nach der aktuellen Auslastung und nach früheren Projekten in Ihrer Kategorie, nicht erst danach.

So formulieren Sie eine Entwicklungsanfrage, die vergleichbare Angebote ermöglicht

Vergleichbare Angebote erhalten Sie mit einer Anfrage, bei der jeder Lieferant dieselben Pakete kalkulieren muss. Keine Normungsorganisation veröffentlicht eine Spezifikation für eine solche Anfrage. Die folgenden Überlegungen sind daher eine begründete Zusammenstellung aus namentlich genannten Praxisquellen und weder Branchenstandard noch Branchenpraxis oder verbindliche Vorgabe.

Wir haben nach einer maßgeblichen Vorlage gesucht und keine gefunden. Die Suche umfasste Normungsorganisationen, Branchenverbände und die Ressourcenseiten der Society of Cosmetic Chemists. Alle Vorlagen, die im Umlauf sind, stammen von einem Lieferanten oder einer Formularplattform. Auch diese Lücke ist eine nützliche Information: Kein Lieferant kann sich vernünftigerweise darauf berufen, dass Ihre Anfrage von einem Standardformat abweicht.

• ✔Preise für einzelne Leistungspakete. Fragen Sie nach separaten Preisen für alle neun Pakete. Wird ein Paket mit null angesetzt, soll es als ausgeschlossen und nicht als kostenlos gekennzeichnet werden.
• ✔Definition der Überarbeitungsrunden. Legen Sie fest, wie viele Runden enthalten sind und welchem Zweck sie jeweils dienen. Prakash Purohit von Naturich Labs veröffentlicht eine Aufteilung nach Runden: In der ersten geht es um Hautgefühl, Erscheinungsbild, Konsistenz und Farbe, häufig ohne Duft; in der zweiten kommt die Duftbewertung hinzu; in der dritten wird die Leistung fein abgestimmt. Diese Aufteilung eignet sich als praktikable Vorgabe.
• ✔Zuständigkeit für Prüfungen. Legen Sie fest, wer die einzelnen Prüfungen durchführt und bezahlt, einschließlich einer Wiederholungsprüfung nach einem Fehlschlag.
• ✔Rechte an der Rezeptur – vor Beginn der Laborarbeit klären. Regeln Sie dies im Entwicklungsvertrag, nicht erst im Streitfall.
• ✔Vollständige Angaben. Der Präsident eines Herstellers zählt unvollständige Briefings – bei denen Inhaltsstoffe, Leistung und Kosten zu Arbeitsbeginn noch nicht feststehen – zu den ausdrücklich genannten Ursachen für zusätzliche Überarbeitungsrunden. Seine Aussage wurde in Beauty Independent zitiert. Rechnen Sie damit, dass ein seriöser Entwickler vor Beginn der Laborarbeit 20 bis 30 Fragen stellt. Diese Klärung ist der günstigste Teil des Programms.
• ✔Zielländer und Termine. Nennen Sie die Zielmärkte und den geplanten Zeitraum der Markteinführung, damit regulatorische Anforderungen und etwaige zeitlich festgelegte Prüfungen von Inhaltsstoffen einkalkuliert und nicht erst später entdeckt werden.

Senden Sie diese Anfrage an drei Lieferanten; dann lassen sich die Angebote gut lesen. Wenn sie sich weiterhin unterscheiden, wird der Unterschied nun als Leistungsumfang statt als Preis sichtbar – nur dieser Vergleich ist sinnvoll.

So kalkuliert, lässt sich ein Angebot für einen Serum-Launch auf einen Blick erfassen: neun Positionen für Leistungspakete, eine angegebene Anzahl an Überarbeitungsrunden, ein Prüfzeitraum von 12 Wochen mit einer Konservierungsbelastungsprüfung über 6 Wochen innerhalb dieses Zeitraums sowie eine namentlich benannte verantwortliche Person für die Druckvorlagenabzüge. Drei solcher Angebote lassen sich Position für Position vergleichen.

Lieferanten, die Produkte zum versprochenen Termin auf den Markt bringen, haben die Abhängigkeiten in der Prozesskette einkalkuliert – nicht die Liste verkürzt. Wenn Sie vor dem Versand eine zweite Einschätzung zu Ihrem Briefing wünschen, prüft unser Team es anhand dieser neun Pakete und zeigt Ihnen, für welche davon Ihr aktueller Entwurf noch keine Zuständigkeit festlegt.

Häufig gestellte Fragen